Tipps zur Ablage von Informationen

Verschiedene Arten von Informationen können sehr unterschiedliche Schutzbedarfe und damit unterschiedliche Anforderungen an die Speicherung haben. Dies gilt es insbesondere beim Umgang mit (streng) vertraulichen Informationen oder Daten immer zu beachten. Die korrekte Ablage von Informationen ermöglicht angemessene Schutzmaßnahmen, um die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit zu schützen. Hier finden Sie Hinweise zur Einstufung von Informationen (Klassifizierung).

Beachten Sie daher diese grundlegenden Maßnahmen:

  • Seien Sie sparsam bei der Preisgabe von vertraulichen Informationen und persönlichen Daten, sowohl im dienstlichen wie auch im privaten Umfeld.
  • Prüfen Sie, ob die Anliegen von Personen, Dienstleister*innen oder Anwendungen (z. B. Apps oder Webseiten) legitim sind, wenn sie Sie zur Herausgabe vertraulicher Informationen oder Daten auffordern.
  • Informationen und Dateien, wie z. B. Fotos, Unterlagen oder Passwörter, können, wenn Sie einmal im Internet kursieren, nicht mehr oder nur mit erheblichem Aufwand gelöscht werden – auch wenn aktuell an solchen Verfahren gearbeitet wird.
  • Seien Sie skeptisch und misstrauen Sie Angeboten im Internet oder Anwendungen, deren Arbeitsweise Sie nicht kennen. Selten wird etwas kostenfrei angeboten, für das üblicherweise zu zahlen wäre: Sie zahlen meist mit Ihren Informationen, die vermarktet werden. Hinweise auf solche Vermarktung findet man in den Nutzungsbedingungen der Dienstleistung.

  • Ablage und Speicherung dienstlicher Daten

    DIe Verarbeitung und Speicherung dienstlicher Informationen und Daten bedarf besonderer Aufmerksamkeit. Speichern Sie dienstliche Informationen ausschließlich auf Dateiservern der Universität Münster, dazu zählen insbesondere die jeweiligen Netzlaufwerke und weitere für Ihre Arbeit freigegebene Dienste (z. B. Confluence).

    Dabei sind folgende Aspekte zu beachten:

    • Sprechen Sie mit Ihren Vorgesetzten und Ihrer IVV ab, wo welche Daten abgelegt werden dürfen bzw. sollen, damit ein passender Schutzbedarf erfüllt wird.
    • Speichern Sie dienstliche Daten nicht lokal auf Ihrem Desktop/Computer/Notebook, sondern nutzen Sie die bereitgestellten Netzlaufwerke.
      • Wenn Sie an den PCs innerhalb der Universität Münster arbeiten, ist dieser Speicherplatz meist als Laufwerk z.B. mit dem Laufwerksbuchstaben U: eingebunden. Der Zugriff vom flexiblen Arbeitsort auf die dort abgelegten Daten ist z.B. über VDI (Virtueller Desktop), RDP oder VPN möglich.
    • Benutzen Sie nur im Ausnahmefall externe Speichermedien für dienstliche Daten, wie z. B. externe Festplatten, USB-Sticks oder CD-ROMs bzw. DVDs. Sprechen Sie die Verwendung zuvor mit Ihrer zuständigen IVV ab. Achten Sie auf eine sichere Lagerung und Verschlüsselung der Speichermedien.
    • Nutzen Sie keine externen Cloud-Dienste für dienstliche Daten (auch nicht Adobe Cloud oder Microsoft Cloud)!

  • Ablage und Speicherung studentischer Daten

    Zur sicheren Speicherung von Daten im Rahmen des Studiums wird allen Studierenden persönlicher Speicherplatz bereitgestellt. Wenn Sie an den PCs innerhalb der Universität Münster arbeiten, ist dieser Speicherplatz meist als Laufwerk z.B. mit dem Laufwerksbuchstaben U: eingebunden. Der Zugriff von zu Hause auf die dort abgelegten Daten ist z. B. über VDI (Virtueller Desktop), RDP oder VPN möglich.

    Zur kollaborativen Arbeit und für den einfachen Austausch sowie die einfache Synchronisierung von Daten steht darüber hinaus der Cloud-Speicherdienst sciebo zur Verfügung. Sciebo eignet sich aber nur bedingt als primärer Speicherort, da die Wiederherstellung versehentlich gelöschter Dateien nur für sieben Tage gewährleistet werden kann. Beachten Sie hierbei die entsprechenden Nutzungbedingungen.

  • Ablage und Speicherung von Forschungsdaten

    Forschungsdaten können spezielle Anforderung und Schutzbedarfe haben, sodass nur schwer pauschal Empfehlungen ausgesprochen werden können. Sollten die regulären Speichermöglichkeiten in Ihrem Fachbereich nicht ausreichen, sprechen Sie Ihre zuständige IVV oder das Forschungsdatenmanagement der Universität Münster an, um gemeinsam eine Lösung zu finden. Es werden verschiedene spezielle Dienste zur Speicherung von Forschungsdaten angeboten.

  • Ablage und Speicherung privater Daten

    Auch mit den eigenen privaten Daten sollte stets gewissenhaft und vorsichtig umgegangen werden. Achten Sie immer darauf, wo Sie Ihre Daten ablegen - bei sensiblen Daten, wie Passwörtern, sollten Sie besonders vorsichtig sein. Insbesondere bei der Nutzung von Cloud-Diensten und -Speichern sollten Sie auf die Legitimität und Reputation des genutzten Dienstes achten. Sorgen Sie auch bei Ihren eigenen Daten für entsprechende Datensicherungen/Backups sowie geeignete Verschlüsselung, um sich gegen Datenverlust und Datendiebstahl abzusichern. Weiterführende Informationen finden Sie auch beim BSI.