Große Dateien versenden und empfangen
Größenlimits bei E-Mails
Wo liegen eigentlich die Größenbeschränkungen beim E-Mail-System der Universität Münster? Wir haben einmal die wichtigsten Zahlen und Tipps für „Großkund*innen“ zusammengefasst.
- Eine einzelne E-Mail darf nicht größer als 25 MB sein, kann also maximal etwa 18 MB Dateien als Anlage enthalten. Bei größeren E-Mails verweigern unsere Mailserver die Annahme.
- Der Posteingang darf maximal 1½ GB groß werden. Darüber hinaus eintreffende E-Mails gehen als unzustellbar an den*die Absender*in zurück (gilt nicht für Exchange).
- Andere E-Mail-Ordner dürfen beliebig groß werden (große Ordner sind aber langsamer). Sie können beliebig viele Ordner anlegen; es gibt keine Plattenplatzquote.
Große Dateien versenden und empfangen
Das Versenden von Dateien von mehr als 5 MB über den herkömmlichen E-Mail-Weg ist häufig problematisch, spätestens bei 20 MB ist bei den meisten E-Mail-Anbietern Schluss. Das mag in den meisten Fällen reichen, es gibt aber immer wieder Situationen, in denen Sie gerne größere Dateien verschicken oder empfangen möchten. Für diesen Fall haben wir folgende Lösungen für Sie:
- Versenden mit der Hochschulcloud sciebo: Unser Cloudspeicher sciebo macht es Ihnen leicht, große Dateien oder ganze Ordner mit Anderen zu teilen - entweder als Downloadlink oder, wenn die Gegenseite ebenfalls sciebo-Nutzer*in ist, auch über Freigaben.
- Empfangen mit der Hochschulcloud sciebo: Wenn Sie große Dateien empfangen möchten, können Sie einen sog. FileDrop nutzen. Erstellen Sie dazu in Sciebo einen Ordner und klicken Sie auf „Teilen“. Wählen Sie die Option „öffentliche Links“ und schicken Sie diesen Link der Person, von der Sie Dateien erwarten. Wenn Sie die Einstellungen „Herunterladen / Ansehen / Hochladen“ wählen, kann jede Person mit diesem Link Dateien miteinander teilen, indem sie diese in den Ordner lädt. Damit nur berechtigte Personen Zugriff auf den Ordner haben, sollten Sie unter „Passwort“ ein Passwort auswählen und ein Ablaufdatum des Links festlegen (z. B. nach einer Abgabefrist). Sie können den Link zum Ordner außerdem direkt an die Zielperson(en) schicken, indem Sie deren Mailadresse(n) unter „Link als E-Mail verschicken“ eintragen und anschließend auf „Teilen“ klicken.
- Versenden mit perMail: Während der Versand von der Uni-Adresse normalerweise nur mit Anhängen bis maximal 18 MB funktioniert, bietet unser Webmail-Programm perMail hier eine praktische Alternative. Es schaltet automatisch auf Hinterlegen um, d.h. genau wie beim oben beschriebenen Verfahren erhält der*die Empfänger*in eine E-Mail mit einem Downloadlink. Auch hier gilt eine Maximalgröße von 512 MB.
Tipps für Empfänger*innen zahlreicher großer E-Mails
(Diese Tipps gelten nur für das Standard-Postfach, nicht für das Exchange-Postfach.)
- Aktivieren Sie in unserem „IT-Portal“ im Bereich „E-Mail“ das „Nächtliche Wegsortieren“ und wählen Sie „Gelesene E-Mails in Quartalsordner“. (Falls Sie mehrere hundert MB pro Monat erhalten, verwenden Sie vielleicht sogar Monatsordner.)
- Stellen Sie in Ihren E-Mail-Programmen ein, dass die Kopien abgeschickter E-Mails nicht in Ihrer Gesendet-Ablage („Gesendete Objekte“ o. ä.) abgelegt werden, sondern in Ihrem Posteingang (perMail-Nutzer*innen finden das unter „Einstellungen“ | „Neue-E-Mail-Seite“).
Damit sorgen Sie dafür, dass jede Nacht einmal perMail automatisch aufgerufen wird und alle gelesenen E-Mails aus dem Posteingang sortiert nach Eingangszeitpunkt quartalsweise (monatsweise) in Ordner ablegt werden. In den dabei automatisch angelegten Quartals- (Monats-) Ordnern dürften Sie Ihre E-Mails auch nach längerer Zeit relativ einfach wiederfinden.
Bei Beachtung dieser Hinweise liegen alle Ihre E-Mails dauerhaft in Ordnern auf den zentralen E-Mail-Servern. In diesem Fall brauchen Sie sich um die Datensicherung keine Sorgen zu machen und können jederzeit mit jedem IMAP-fähigen E-Mail-Programm oder mit unserem Webmailer perMail auf alle Ihre E-Mails zugreifen.
