Fragen und Informationen zur Richtlinie zur Nutzung der Groupware Exchange (Rektoratsbeschluss vom 02.10.2024)

Für wen gilt die Richtlinie?
Der Rektoratsbeschluss gilt für alle aktuellen und zukünftigen Bediensteten der Universität Münster.

Muss ich laut der Richtlinie das Exchange-Konto nutzen? Ist die Nutzung des Standard-Postfachs nun verboten?
Nein, natürlich nicht. Sie müssen nur dafür sorgen, dass die im Exchange an Sie verschickten E-Mails auch bearbeitet werden. Aber Sie dürfen dafür sehr wohl Ihr Standard-Postfach nutzen.
Im IT-Portal können Sie einstellen, wo alle E-Mails zugestellt werden sollen. Wenn Sie die dortige Einstellung anpassen, gilt sie anschließend sowohl für Exchange-interne als auch für sonstige E-Mails.

Ich hatte bisher nur ein Standard-Postfach, muss ich das Exchange-Postfach jetzt auch in mein Mailprogramm einbinden?
Nein, wenn Sie bislang KEIN Exchange-Postfach hatten, bekommen Sie ein neues Exchange-Postfach und gleichzeitig eine Weiterleitung, die alle an Ihr Exchange-Postfach adressierten E-Mails automatisch an Ihr bereits vorhandenes Standard-Postfach weiterleitet.

Ich habe auch ein Exchange-Postfach, nutze dies aber nur für Abwesenheitsnotizen, was genau ist im Zuge der Umsetzung der Richtlinie eingestellt worden?
Wenn Sie bislang sowohl ein Standard- als auch ein Exchange-Postfach und KEINE gegenseitige Weiterleitung eingerichtet hatten (also weder Standard zu Exchange noch Exchange zu Standard), bekommen Sie ebenfalls eine Weiterleitung von Exchange zum Standardpostfach eingerichtet, Sie rufen die Mails also weiterhin mit Ihrem Standardpostfach ab.

Denn genau das war bisher das Problem: Es gibt viele, die ein Exchange-Postfach eingerichtet hatten, aber keine gegenseitige Weiterleitung, und die nicht daran denken, dass sie dann zwei getrennte Postfächer bearbeiten müssen. Auf diese Weise sind in der Vergangenheit viele E-Mails ungelesen blieben, woraufhin nun diese Umstellung beschlossen wurde.

Allgemeine Infos zu E-Mail an der Universität Münster

Größenlimits bei E-Mails
Wo liegen eigentlich die Größenbeschränkungen beim E-Mail-System der Universität Münster? Wir haben einmal die wichtigsten Zahlen und Tipps für „Großkund*innen“ zusammengefasst.

• Eine einzelne E-Mail darf nicht größer als 25 MB sein, kann also maximal etwa 18 MB Dateien als Anlage enthalten. Bei größeren E-Mails verweigern unsere Mailserver die Annahme.
• Der Posteingang darf maximal 1,5 GB groß werden. Darüber hinaus eintreffende E-Mails gehen als unzustellbar an den*die Absender*in zurück (gilt nicht für Exchange).
• Andere E-Mail-Ordner dürfen beliebig groß werden (große Ordner sind aber langsamer). Sie können beliebig viele Ordner anlegen; es gibt keine Plattenplatzquote.

Große Dateien versenden und empfangen
Das Versenden von Dateien von mehr als 5 MB über den herkömmlichen E-Mail-Weg ist häufig problematisch, spätestens bei 20 MB ist bei den meisten E-Mail-Anbietern Schluss. Das mag in den meisten Fällen reichen, es gibt aber immer wieder Situationen, in denen Sie gerne größere Dateien verschicken oder empfangen möchten. Für diesen Fall haben wir folgende Lösungen für Sie:

• Versenden mit der Hochschulcloud sciebo: Unser Cloudspeicher sciebo macht es Ihnen leicht, große Dateien oder ganze Ordner mit Anderen zu teilen - entweder als Downloadlink oder, wenn die Gegenseite ebenfalls sciebo-Nutzer*in ist, auch über Freigaben.
• Empfangen mit der Hochschulcloud sciebo: Wenn Sie große Dateien empfangen möchten, können Sie einen sog. FileDrop nutzen. Erstellen Sie dazu in Sciebo einen Ordner und klicken Sie auf „Teilen“. Wählen Sie die Option „öffentliche Links“ und schicken Sie diesen Link der Person, von der Sie Dateien erwarten. Wenn Sie die Einstellungen „Herunterladen / Ansehen / Hochladen“ wählen, kann jede Person mit diesem Link Dateien miteinander teilen, indem sie diese in den Ordner lädt. Damit nur berechtigte Personen Zugriff auf den Ordner haben, sollten Sie unter „Passwort“ ein Passwort auswählen und ein Ablaufdatum des Links festlegen (z. B. nach einer Abgabefrist). Sie können den Link zum Ordner außerdem direkt an die Zielperson(en) schicken, indem Sie deren Mailadresse(n) unter „Link als E-Mail verschicken“ eintragen und anschließend auf „Teilen“ klicken.
• Versenden mit perMail: Während der Versand von der Uni-Adresse normalerweise nur mit Anhängen bis maximal 18 MB funktioniert, bietet unser Webmail-Programm perMail hier eine praktische Alternative. Es schaltet automatisch auf Hinterlegen um, d.h. genau wie beim oben beschriebenen Verfahren erhält der*die Empfänger*in eine E-Mail mit einem Downloadlink. Auch hier gilt eine Maximalgröße von 512 MB.

Standard-Postfach / IMAP / perMail

Kann ich meine Mails mit einem Mail-Programm abrufen?
Auf jeden Fall. Auf unserer Webseite finden Sie Anleitungen zur Einbindung des Standard-Postfachs für verschiedene Mail-Apps.

Kann ich jede verfügbare Mail-App verwenden?
Ein klares Nein! Es gibt eine ganze Liste unzulässiger Mail-Apps, die aufgrund sicherheitsrelevanter Probleme nicht genutzt werden dürfen. Nähere Infos dazu finden Sie auf den Seiten der Informationssicherheit: Unzulässige Mail-Apps

Kann ich auch über einen Internet-Browser auf mein Postfach zugreifen?
Ja, über unser Webmailer perMail können Sie jederzeit auf Ihr Standard-Postfach zugreifen. Wir empfehlen dafür Chrome oder Firefox zu nutzen.

Mein Posteingang im Standard-Postfach ist voll, kann ich dort mehr Speicherplatz bekommen?
Nein. Aus technischen Gründen ist die Posteingangsgröße auf maximal 1,5 GB begrenzt. Dies gilt aber nur für den Posteingang, die Unterordner sind größentechnisch nicht begrenzt.
TIPP: Nutzen Sie das nächtliche Wegsortieren (IT-Portal / E-Mail / Nächtl. Wegsortieren) um Mails automatisch z.B. in Jahresordner wegsortieren zu lassen.

Ich habe nur ein Standard-Postfach, kann ich dort Abwesenheitsnotizen einstellen?
Nein, unser Standard-Mail-System bietet die Funktion einer Abwesenheitsnotiz nicht an. Dies ist nur im Exchange-Postfach möglich. Exchange steht lizenzrechtlich nur Bediensteten der Uni zur Verfügung.

Ich habe im IT-Portal immer die lokale Kopie genutzt um Abwesenheitsnotizen einstellen zu können. Das geht nicht mehr, wie kann ich nun Abwesenheitsnotizen einstellen?
Die Möglichkeit der lokalen Kopie hat in der Vergangenheit immer wieder zu Problemen mit nicht abgerufenen Mails und vollgelaufenen Postfächern geführt, weshalb die Funktion der lokalen Kopie (Mailzustellung sowohl im Standard- als auch im Exchange-Postfach) abgeschafft wurde.

Die sinnvolleste Vorgehensweise um Abwesenheitsnotizen zu nutzen ist dabei Folgende:

• Stellen Sie vor der Abwesenheit die Zustellung im Exchange-Postfach ein (IT-Portal / E-Mail-Zustellung)
• Aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz im Exchange (in Outlook: Datei / Automatische Antworten; in OWA: Zahnrad rechts oben / Automatische Antworten)
• Stellen Sie nach der Abwesenheit die Zustellung im Standard-Postfach ein (IT-Portal / E-Mail-Zustellung).
• Um die im Exchange-Postfach eingegangenen E-Mails ins Standard-Postfach zu verschieben, können Sie ein IMAP-fähiges E-Mail-Programm nutzen und darin sowohl das Standard-Postfach gemäß unserer Anleitungen als auch das Exchange-Postfach (IMAP-Server owa.wwu.de Port 993, SSL/TLS aktiv, normale Passwortkontrolle, keine erweiterten Einstellungen) einrichten.
  Achtung: Dieser Zugang zum Exchange-System hat viele Fehler und wird weder vom Hersteller noch von uns unterstützt. Er sollte also keinesfalls für die normale E-Mail-Bearbeitung genutzt werden, sondern nur zum Verschieben der Mails aus dem Exchange-Postfach ins Standard-Postfach.

In meinem Standard-Postfach kommen keine Mails mehr an. Was kann ich tun?
Wenn Sie sich vor Kurzem ein Exchange-Postfach eingerichtet und eingestellt haben, dass alle eintreffenden Mails an das Exchange-Postfach geschickt werden, kommen diese nur noch dort an. Siehe Anleitung: Abruf des Exchange-Postfachs.

Ich erhalte oft große Mails, wie kann ich vermeiden, dass diese immer meinen Posteingang verstopfen?
(Diese Tipps gelten nur für das Standard-Postfach, nicht für das Exchange-Postfach.)

• Aktivieren Sie in unserem „IT-Portal“ im Bereich „E-Mail“ das „Nächtliche Wegsortieren“ und wählen Sie „Gelesene E-Mails in Quartalsordner“. (Falls Sie mehrere hundert MB pro Monat erhalten, verwenden Sie vielleicht sogar Monatsordner.)
• Stellen Sie in Ihren E-Mail-Programmen ein, dass die Kopien abgeschickter E-Mails nicht in Ihrer Gesendet-Ablage („Gesendete Objekte“ o. ä.) abgelegt werden, sondern in Ihrem Posteingang (perMail-Nutzer*innen finden das unter „Einstellungen“ | „Neue-E-Mail-Seite“).

Damit sorgen Sie dafür, dass jede Nacht einmal perMail automatisch aufgerufen wird und alle gelesenen E-Mails aus dem Posteingang sortiert nach Eingangszeitpunkt quartalsweise (monatsweise) in Ordner ablegt werden. In den dabei automatisch angelegten Quartals- (Monats-) Ordnern dürften Sie Ihre E-Mails auch nach längerer Zeit relativ einfach wiederfinden.

Bei Beachtung dieser Hinweise liegen alle Ihre E-Mails dauerhaft in Ordnern auf den zentralen E-Mail-Servern. In diesem Fall brauchen Sie sich um die Datensicherung keine Sorgen zu machen und können jederzeit mit jedem IMAP-fähigen E-Mail-Programm oder mit unserem Webmailer perMail auf alle Ihre E-Mails zugreifen.

Exchange / OWA

Kann ich die Exchange-Adresse (@exchange.wwu.de) als Kontaktadresse angeben?
Nein, das sollten Sie nicht tun. Die @uni-muenster.de Adressen sind die offiziellen Adressen der Uni Münster. Die @exchange.wwu.de Adressen sollen nicht nach außen exponiert werden und werden daher vor Verlassen unserer E-Mail Server auf @uni-muenster.de umgeschrieben.

Kann ich als Studierende*r auch das Exchange-Postfach im IT-Portal beantragen?
Nein. Exchange (@exchange.wwu.de) steht lizenztechnisch nur den Bediensteten der Uni Münster zur Verfügung. Es ist derzeit aufgrund der Kosten sowie weiteren Abhängigkeiten und Bedürfnissen nicht geplant, Exchange auch für Studierende einzuführen.

Kann ich meine Mails mit einem Mail-Programm abrufen?
Auf jeden Fall. Auf unserer Webseite finden Sie Anleitungen zur Einbindung des Exchange-Postfachs für verschiedene Mail-Apps.

Kann ich jede verfügbare Mail-App verwenden?
Ein klares Nein! Es gibt eine ganze Liste unzulässiger Mail-Apps, die aufgrund sicherheitsrelevanter Probleme nicht genutzt werden dürfen. Nähere Infos dazu finden Sie auf den Seiten der Informationssicherheit: Unzulässige Mail-Apps

Kann ich auch über einen Internet-Browser auf mein Exchange-Postfach zugreifen?
Ja, über Outlook Web Access (OWA) können Sie jederzeit auf Ihr Exchange-Postfach zugreifen.

Ich möchte eine Abwesenheitsnotiz in meinem Exchange-Postfach einrichten, wo kann ich das tun?
Wenn Sie das Programm Outlook verwenden, können Sie über Datei / "Automatische Antworten" eine Abwesenheitsnotiz einstellen.
Über den Webmailer Outlook Web Access (OWA) können Sie über das Zahnrad rechts oben und den Punkt "Automatische Antworten" eine Abwesenheitsnotiz einstellen.
Bedenken Sie, dass dies nur für Mails funktioniert, die im Exchange-Postfach ankommen, für die Zeit Ihrer Abwesenheit sollten die Mails also ans Exchange-Postfach umgeleitet werden (falls sie das nicht sowieso schon werden).

Hat die Nutzung von Exchange einen praktischen Nutzen für mich?
Auf jeden Fall. Vorteile einer Groupware sind:

• gemeinsames Adressbuch
• Kalenderfunktion mit frei/gebucht Zeiten
• Notizen
• Aufgaben/ Tasks
• geteilte Mailboxen für Funktionskennungen
• Abwesenheitsnotiz

Warum wird immer noch das Kürzel wwu verwendet?
Uni- bzw. E-Mail-Server-intern müssen wir das Kürzel aus technischen Gründen noch einige Jahrzehnte weiter nutzen, weil eine Änderung des Namens der Active-Directory-Domain "WWU" mit der Adresse "wwu.de" und der Exchange-Adresse "exchange.wwu.de" technisch unmöglich ist – das können wir erst dann ändern, wenn in einigen Jahrzehnten die Active-Directory-Domain durch etwas Anderes ersetzt wird. Ein beschleunigter Umstieg würde viel zu viele personelle Ressourcen binden, die dann an anderen wichtigen Stellen fehlen.