Informationen bei der Arbeit vergessen – warum das gut sein kann

Studie von Psychologen und Wirtschaftsinformatikern / Vertrauen zu Informationssystemen ist hilfreich

Die Menge an Informationen und Daten, mit denen viele Menschen an ihrem Arbeitsplatz täglich konfrontiert sind, hat in den vergangenen Jahren massiv zugenommen. Globalisierung und Digitalisierung lassen die Komplexität von Geschäfts- und Arbeitsprozessen stetig ansteigen: Was heute aktuell ist, kann morgen schon wieder überholt sein. Das hat zur Folge, dass Entscheidungsträger permanent relevante von irrelevanten Informationen unterscheiden müssen.

Dabei erhalten sie häufig Unterstützung durch digitale Informationssysteme. Moderne Organisationen, Betriebe und Verwaltungen nutzen diese Systeme beispielsweise für Geschäftskalkulationen und -analytiken, Produktentwicklungen und Marketingkonzepte. Doch wie wirken sich diese Hilfsmittel auf den Anwender aus? Und: Machen Informationssysteme „dumm“, weil die Nutzer nicht mehr gefordert werden? Im Gegenteil, sagen Psychologen und Wirtschaftsinformatiker der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (WWU): Die Fähigkeit, Dinge zu vergessen, macht Menschen erst handlungsfähig – den Einzelnen sowie ganze Organisationen. Die Studienergebnisse wurden in der Fachzeitschrift „Ergonomics“ veröffentlicht.

Das Team um Guido Hertel, Professor für Organisations- und Wirtschaftspsychologie, Prof. Dr. Jörg Becker vom Institut für Wirtschaftsinformatik der WWU simulierte typische Geschäftsprozesse in Produktionsunternehmen, bei denen Personen wiederholt entscheiden mussten, in welche fiktiven Länder die Produkte ihres Unternehmens zum Verkauf verschickt werden sollten. Die Ergebnisse zeigten: Die Verfügbarkeit unterstützender Informationssysteme führte nicht nur zu ökonomisch besseren Entscheidungen, sondern setzte auch kognitive Kapazitäten der Nutzer frei. Die Untersuchungsteilnehmer behielten Details zu anderen Produkten des Unternehmens besser im Gedächtnis als Personen in der Kontrollgruppe, die ohne Systemunterstützung Entscheidungen trafen – und deshalb mehr Informationen im Gedächtnis behalten mussten. Außerdem berichteten die Teilnehmer, die das Informationssystem nutzen konnten, weniger Stress bei der Bearbeitung der schwierigen Aufgaben verspürt zu haben.

Das Vergessen fällt jedoch vielen Entscheidern nicht immer leicht. „Zentrale Voraussetzung dieser positiven Effekte war, dass die Versuchspersonen dem Informationssystem vertrauten - nur dann waren deutliche Leistungsgewinne zu beobachten“, betont Guido Hertel. Die Wissenschaftler fanden heraus, dass die technische Zuverlässigkeit und die Qualität der bereitgestellten Informationsinhalte essentiell für das Vertrauen in Informationssysteme zu sein scheinen. Zudem spielten aber auch die wahrgenommene Kompetenz und Erfahrungen der jeweiligen Nutzer sowie die vorhandenen Unterstützungsstrukturen eine wichtige Rolle. „Überraschend war für uns, dass das Vertrauen in Informationssysteme durch viele verschiedene Einflussfaktoren bestimmt wurde, für das Entstehen von Misstrauen dagegen bereits eine Kleinigkeit ausreichte, zum Beispiel ein einmaliges technisches Problem“, erläutert Guido Hertel.

Die Ergebnisse der Studien liefern ein erstes Modell für die Gestaltung vertrauenswürdiger und damit effektiver Informationssysteme, damit Nutzer und Entscheider in Organisationen überflüssige Informationen „getrost“ vergessen können. Relevant sind die Befunde für alle Arbeitsbereiche, in denen Computersysteme umfangreiche Daten kontinuierlich für Entscheidungen aufbereiten. Hier können gut gestaltete Informationssysteme Leistung verbessern, Nutzer entlasten und Ressourcen für weitere Aufgaben freisetzen. In Folgestudien untersucht das Forscherteam nun weitere Einflussfaktoren auf gezieltes Vergessen, wie beispielsweise die Kosten etwaiger Fehlentscheidungen oder die persönliche Sicherheitsorientierung eines Entscheiders. Ziel dabei ist es, Informationssysteme möglichst gut an unterschiedliche Rahmenbedingungen anpassen zu können.

Förderung:

Die Studie erhielt finanzielle Unterstützung durch die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) im Rahmen des Schwerpunktprogramms (SPP 1921) „Intentional Forgetting in Organisationen. Mechanismen des Vergessens als Anpassungsleistungen von Organisationen an eine Umwelt stetig wachsender Informationsmengen“.

Hintergrund:

Das Projekt „‚Getrost‘ vergessen: Motivationale und emotionale Einflüsse auf intentionales Vergessen in Organisationen“ ist ein Tandemprojekt der Psychologie und Wirtschaftsinformatik der WWU. Die Forscher konzentrieren sich dabei sich auf Untersuchungen zu Faktoren, die intentionales, also das zielgerichtete Vergessen in Organisationen, behindern oder fördern können. Landläufig wird das Vergessen als etwas Negatives wahrgenommen. Dabei ermöglicht das Vergessen als Funktion des Gehirns erst die Verarbeitung und das Speichern großer Mengen neuer Informationen. In dem Projekt untersuchen Wissenschaftler, wie intentionales Vergessen in Organisationen mit Hilfe von Informationssystemen nutzbar gemacht werden kann und welche Einflussfaktoren es dafür gibt.

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