Anleitung zum Ausfüllen von Formularen für die Beantragung, Verlängerung und Erweiterung von IT-Administrationskennungen

Laden Sie die Formulare

von der Webseite der IVV Naturwissenschaften herunter.

Bitte verwenden Sie zum Ausfüllen der Formulare den Adobe Acrobat, da nur in diesem die PDF-Formularfunktionen richtig unterstützt werden.

Als Antragstellende/r müssen Sie bei Beantragung einer neuen administrativen Kennung oder der Erweiterung einer bestehenden administrativen Kennung auf weitere Admingruppen beide Formulare ausfüllen und durch die/den Bereichsverantwortliche/n vervollständigen und unterschreiben lassen.
Diese/r schickt dann beide Formulare mit dem Institutsstempel versehen und zusammen mit Kopien der Qualifikationsnachweise an die IVV Naturwissenschaften.


Bevorzugt per Email:                               oder ausnahmsweise per Fax:
nwz.hotline@uni-muenster.de               +49 251 83-93337500

Außerdem müssen Sie bei Beantragung einer neuen administrativen Kennung wie hier beschrieben, eine zusätzliche Kennung im IT-Portal beantragen.

Handelt es sich lediglich um eine Verlängerung eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts, für den die Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration bereits erfolgt ist, ggf. die Übertragung der Unternehmerpflichten in dem betroffenen Arbeitsbereich bereits vorliegt und die Qualifikationsnachweise erbracht wurden, so brauchen Sie diese nicht erneut einzureichen.

Die Formulare müssen wie folgt ausgefüllt werden:

  • Antragstellende/r

    1.1    IT-Administration IVV Naturwissenschaften

    Füllen Sie bitte die grün markierten Bereiche des Formulares aus, jedoch nicht die rot umrahmten Bereiche.

    1.1.1    Angaben zur Person

    Streichen Sie in der ersten Zeile die nicht zutreffende Anreden Herr, Frau bzw. Divers und tragen Sie Ihren vollständigen Namen ein.  Tragen Sie dann rechts daneben Ihre persönliche Benutzerkennung ein. Dabei handelt es sich um die nicht-administrative Benutzerkennung, die Sie z.B. auch zum Empfangen von Email verwenden. Tragen Sie die Benutzerkennung (z.B. amust_01) und nicht den Email-Alias (z.B. Angelika.Mustermann) ein.

    1.1.2    Arbeitsbereich

    Geben Sie in der zweiten Zeile an, für welchen Arbeitsbereich die administrativen Rechte beantragt werden. Benötigen Sie administrative Rechte für mehrere Arbeitsbereiche, müssen Sie das Formular für jeden Arbeitsbereich separat ausfüllen.

    1.1.3   Aufgaben

    Geben Sie an, welche Aufgaben von Ihnen wahrgenommen werden sollen.

    • Sollen Sie nur Endgeräte außerhalb von NWZ verwalten, brauchen Sie hier nichts weiter anzukreuzen.
    • Sollen Sie lediglich einzelne PCs mit einem „W-Account“ verwalten, kreuzen Sie „Computer-Administration (W)" an.
    • Als Arbeitsgruppenadministrator:in mit „Y-Account“ die/der für die gesamte Arbeitsgruppe tätig werden soll, kreuzen Sie "Arbeitsgruppen-Administration (Y)" an.
    • Sollen Sie als Administrator:in für einen ganzen Fachbereich tätig werden, kreuzen Sie Fachbereichs-Administration (BIO/CHE/PHY) an.
    • Sollen Sie übergreifende Aufgaben in der IVV übernehmen, kreuzen Sie "IVV-Administration (NWZ)" an.

    Wenn Sie eine administrative Kennung für NWZ beantragen, verlängern oder erweitern lassen wollen, füllen sie den Kasten links entsprechend aus.

    1.1.4   Art des Antrages

    Kreuzen Sie an, ob es sich um die Beantragung einer neuen administrativen Kennung, die Verlängerung einer bestehenden administrativen Kennung in einer Admingruppe oder die Erweiterung einer bestehenden administrativen Kennung auf eine weitere Admingruppe handelt.

    1.1.5    Administrative Kennung

    Wenn Sie bereits eine administrative Kennung (W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Account) haben, tragen Sie diese bitte hier ein.
    Haben Sie noch keine administrative Kennung, so lassen Sie den Eintrag für die adminstrative Kennung bitte frei. Die IVV wird mit dem Identitätsmanagement einen entsprechenden Namen vergeben. Sie müssen eine zusätzliche Kennung im IT-Portal beantragen. Weitere Hinweise dazu finden Sie hier.

    Tragen Sie in der nächsten Zeile die "Projektgruppe" ein auf die der administrative Zugriff erteilt werden soll. Wählen Sie zuerst den ersten Buchstaben des Gruppennames aus der Dropdown-Liste aus, für die Physik ist dies ein „p“, für die Chemie und Pharmazie ein „q“, für die Biologie ein „r“ für Institute aus den sonstigen Fachbereichen kann dies ein anderer Buchstabe sein, z.B. „s“ für die Geowissenschaften, "x" für fachbereichsübergreifende Einrichtungen aus den Natur- und Lebenswissenschaften  und „e“ für die Medizin. Tragen Sie dann rechts von der "0" den Rest des Gruppennames ein.

    Tragen Sie in der nächsten Zeile die Admingruppe ein, der die Kennung zugeordnet werden soll. Diese korrespondiert zu der zuvor eingetragenen Projektgruppe, beim Ausfüllen mit dem Adobe Acrobat werden die in der vorigen Zeile angegebenen Werte übernommen. Tragen Sie sonst wieder zuerst den ersten Buchstaben des Gruppennames ein, für die Physik ist dies ein „p“, für die Chemie und Pharmazie ein „q“, für die Biologie ein „r“ für Institute aus den sonstigen Fachbereichen kann dies ein anderer Buchstabe sein, z.B. „s“ für die Geowissenschaften, "x" für fachbereichsübergreifende Einrichtungen aus den Natur- und Lebenswissenschaften  und „e“ für die Medizin.

    Streichen Sie dann die nicht zutreffende Aufgabennummer, beim Ausfüllen mit dem Adobe Acrobat geschieht dies bei der Auswahl der Aufgaben (1.1.3) automatisch. Die „1“ ist für W-Accounts zu verwenden (die „2“ also in diesem Fall zu streichen), die „2“ für Y- und NWZ-Accounts (die „1“ also in diesem Fall zu streichen).

    Tragen Sie dann wieder den Rest des Gruppennames ein. Beim Ausfüllen in Adobe Acrobat wird auch dies automatisch von der Projektgruppe übernommen.

    1.1.6    Qualifikationen

    Um die Aufgabe der IT-Administration ausüben zu dürfen, müssen Sie die dazu notwendigen Qualifikationen nachweisen. Diese werden durch die IVV überprüft. Kreuzen Sie dazu unter „Qualifikationen“ die entsprechenden Schulungen an, an denen Sie teilgenommen haben.

    Wenn Sie beispielsweise an den Schulungen der IVV teilgenommen haben, kreuzen Sie „Teilnahme an den Schulungen der IVV“ an und kreuzen die Themen an, an denen Sie teilgenommen haben. Tragen Sie daneben das Semester ein in dem Sie diese Schulung gemäß Teilnahmebescheinigung besucht haben. Wenn Sie eine Schulung mehrfach besucht haben, tragen Sie nur das jüngste Datum ein. Legen Sie bitte eine Kopie der Teilnahmebescheinigung bei.
     
    Für einen W-Account wird die Teilnahme an den IVV-Schulungsthemen „IVV Naturwissenschaften - NWZ“, sowie je nach betreuten Endgeräten „Windows - Installation“ und „Windows - Sicherheit“ oder „Linux - Installation" und Linux - Sicherheit“ oder „macOS - Installation“ und „macOS - Sicherheit“ erwartet, außerdem die Uni-Fortbildung "IT-Sicherheit am Arbeitsplatz" (Sonstiges).
    Bei Y-, BIO-, CHE-, PHY- und NWZ-Accounts ist zusätzlich zu den Schulungen für den W-Account die Schulung zur „Arbeitsgruppenadministration“ und "IT-Sicherheit" notwendig.

     IVV Schulungsthema  IT-Administration  W-Account  Y-Account
      Win Lin Mac Win Lin Mac Win Lin Mac
     IVV Naturwissenschaften - NWZ x x x
     Arbeitsgruppenadministration     x
    IT-Sicherheit     x
     Windows - Installation   x     x    
     Windows - Sicherheit x     x     x    
     Linux - Installation     x     x  
     Linux - Sicherheit   x     x     x  
     macOS - Installation       x      x
    macOS - Sicherheit     x     x     x

     

    Uni-Fortbildung Schulungsthema  IT-Administration  W-Account  Y-Account
      Win Lin Mac Win Lin Mac Win Lin Mac
    IT-Sicherheit am Arbeitsplatz x x x

    Haben Sie in Schulungen der Uni-Fortbildung oder bei anderen Weiterbildungsmöglichkeiten Kenntnisse erworben, so kreuzen Sie „Sonstige“ an und legen Sie Kopien der entsprechenden Teilnahmebescheinigungen bei. Hier wird im Einzelfall entschieden, ob die erworbenen Kenntnisse eine ausreichende Qualifikation darstellen.

    Ab dem Wintersemester 2021/22 wird die IVV-Schulung "Sicherheit am Arbeitsplatz" durch das Uni-Fortbildungsangebot "IT-Sicherheit am Arbeitsplatz: Einführung" ersetzt. Für dieses Thema erhalten Sie die Teilnahmebescheinigung von der Uni-Fortbildung, bitte vergessen Sie nicht auch hiervon eine Kopie Ihrem Antrag beizulegen.

    Handelt es sich lediglich um eine Verlängerung eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts, für den die Qualifikationsnachweise bereits erbracht wurden, so brauchen Sie diese nicht erneut einzureichen. Kreuzen Sie dann „Nachweise liegen bereits vor“ an. Die IVV prüft dann anhand der ihr vorliegenden Unterlagen.

    Mitarbeitende und Auszubildende der IVV brauchen keinen Qualifikationsnachweis zu erbringen, sie kreuzen "Mitarbeitende/Auszubildende der IVV" an.

    1.1.7    Datum und Unterschrift

    Setzen Sie das aktuelle Datum ein und Unterschreiben Sie den Antrag auf der Linie „Unterschrift Antragstellende/r“, legen Sie falls nötig die Kopien der Teilnahmebescheinigungen dazu.

    1.2    Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration

    Handelt es sich lediglich um eine Verlängerung eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts, für den die Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration erfolgt ist, so brauchen Sie diese Dokumentation darüber nicht erneut einzureichen.

    1.2.1 Datum und Unterschrift

    Bestätigen Sie durch einsetzen des Datum und Ihre Unterschrift auf der Linie „Unterschrift des/der Belehrten“, dass Sie vom Bereichsverantwortlichen über Ihre Pflichten als IT-Administrator:in belehrt worden sind.

    1.3    Übertragung von Unternehmerpflichten

    Handelt es sich lediglich um eine Verlängerung eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts, für den die Übertragung der Unternehmerpflichten in dem betroffenen Arbeitsbereich bereits vorliegt, so brauchen Sie diese nicht erneut einzureichen.

    Die Übertragung von Unternehmerpflichten darf nur bei Mitarbeitenden erfolgen. Bei Hilfskräften oder Personen ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität genügt die Belehrung laut 1.2.

    1.3.1    Angaben zur Person

    Streichen Sie in der ersten Zeile die nicht zutreffende Anrede Herr bzw. Frau und tragen Sie Ihren vollständigen Namen ein.

    1.3.2    Arbeitsbereich

    Geben Sie in der zweiten Zeile an, für welchen Arbeitsbereich die administrativen Rechte beantragt werden. Benötigen Sie administrative Rechte für mehrere Arbeitsgruppen, müssen Sie das Formular für jeden Arbeitsbereich separat ausfüllen.
    Kreuzen Sie an, ob Sie wissenschaftliche:r oder nicht-wissenschaftliche:r Mitarbeiter:in sind.
    Tragen Sie in der dritten Zeile das Institut bzw. die Einrichtung ein, zu dem der Arbeitsbereich gehört.

    1.3.3    Unternehmerpflichten

    Tragen Sie in die Tabelle die Ihnen übertragenen Unternehmerpflichten ein. Bei Beantragung eines BIO-, CHE-, PHY-, NWZ-, W- oder Y-Accounts tragen Sie ein:

     Nr.  Kurzbezeichnung  Anmerkungen
     1  W-Account  Computer-Administration (W)
     1  Y-Account  Arbeitsgruppen-Administration (Y)
     1 BIO-Account Fachbereichsadministration Biologie (BIO)
     1 CHE-Account Fachbereichsadministration Chemie und Pharmazie (CHE)
     1 PHY-Account Fachbereichsadministration Physik (PHY)
     1  NWZ-Account  IVV-Administration (NWZ)

    Sollen Sie nur Endgeräte außerhalb von NWZ verwalten, geben Sie die übertragenen Unternehmerpflichten im Detail an, z.B.:

     Nr.  Kurzbezeichnung  Anmerkungen
     1  Linuxadministration  Betrieb der Linux PCs der Arbeitsgruppe
     2  Serveradministration  Betrieb des Linuxclusters der Arbeitsgruppe (Web, File, Print, Compute)
     3  Druckeradministration  Betrieb der Institutsdrucker im Netzwerk

    Benötigen Sie verschiedene administrative Accounts, müssen Sie das Formular für jeden Account separat ausfüllen.

    1.3.4    Datum und Unterschrift

    Setzen Sie das aktuelle Datum ein und unterschreiben Sie auf der Linie „Unterschrift des/der Verpflichteten“.
    Geben Sie beide Formulare mit den Kopien der Teilnahmebescheinigungen an die/den Arbeitsgruppenleiter/in bzw. die/den Bereichsverantwortliche/n weiter.

  • Bereichsverantwortliche/r

    2.1    IT-Administration IVV Naturwissenschaften

    Füllen Sie bitte den gelb markierten Bereich des Formulares aus.

    2.1.1    Befristung des Zuganges

    Kreuzen Sie an, ob der administrative Zugang für zwei Jahre (Maximaldauer) gewährt werden soll  oder ob Sie ein anderes Enddatum (z.B. Beendigung eines befristeten Dienstverhältnisses) angeben möchten. Tragen Sie dies nur im zweiten Fall an der dafür freigelassenen Stelle  ein. Der Zugang kann maximal für 2 Jahre (massgeblich ist der letzte Kalendertag des gegenwärtigen Monats) gewährt werden und muss dann verlängert werden. Wenn Sie hier nichts eintragen wird der Zugang automatisch für 2 Jahre (bis zum letzten Kalendertag des gegenwärtigen Monats in 2 Jahren) ab der Bearbeitung des Antrages  eingerichtet/verlängert.

    2.1.2    Angaben zur Person

    Tragen Sie Ihre „Kennung“ ein, diese muss als Gruppenleitende:r beim Identitätsmanagement für die jeweilige Projektgruppe registriert sein.
    Streichen Sie die nicht zutreffende Anrede Herr, Frau bzw. Divers und tragen Sie Ihren Titel (z.B. Prof., Dr.) falls zutreffend ein.
    Geben Sie in der nächsten Zeile Ihren Vornamen und in der darauffolgenden Zeile Ihren Nachnamen an.

    2.1.3    Institutstempel

    Versehen Sie das Formular an der dafür vorgesehenen Stelle „Stempel der Einrichtung“ mit dem Institutsstempel bzw. dem Stempel der Einrichtung in dessen/deren Zuständigkeitsbereich der Arbeitsbereich gehört.

    2.1.4    Datum und Unterschrift

    Setzen Sie das aktuelle Datum ein und unterschreiben Sie auf der Linie „Unterschrift Bereichsverantwortliche/r“.

    2.2    Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration

    2.2.1    Institutstempel

    Versehen Sie das Formular an der dafür vorgesehenen Stelle „Stempel der Einrichtung“ mit dem Institutsstempel bzw. dem Stempel der Einrichtung in dessen/deren Zuständigkeitsbereich der Arbeitsbereich gehört.

    2.2.2    Datum und Unterschrift

    Setzen Sie das aktuelle Datum ein und unterschreiben Sie auf der Linie „Unterschrift der/des Bereichsverantwortlichen“ zur Bestätigung, dass Sie den Belehrten auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer/seiner Obliegenheiten verpflichtet haben.

    2.3    Übertragung von Unternehmerpflichten

    Die Übertragung von Unternehmerpflichten darf nur bei Mitarbeitenden erfolgen. Bei Hilfskräften oder Personen ohne Beschäftigungsverhältnis an der Universität genügt die Belehrung laut 2.2 und Sie Senden beide Formulare mit den Kopien der Teilnahmebescheinigungen an die IVV Naturwissenschaften.

    2.3.1    Angaben zur Person

    Tragen Sie auf der Linie „Name des/der Bereichsverantwortlichen“ Ihren vollen Namen inkl. Titel ein.

    2.3.2    Institutstempel

    Versehen Sie das Formular an der dafür vorgesehenen Stelle „Stempel der Einrichtung“ mit dem Institutsstempel bzw. dem Stempel der Einrichtung in dessen/deren Zuständigkeitsbereich der Arbeitsbereich gehört.

    2.3.3    Datum und Unterschrift

    Setzen Sie das aktuelle Datum ein und unterschreiben Sie auf der Linie „Unterschrift der/des Bereichsverantwortlichen“.
    Senden Sie beide Formulare mit den Kopien der Teilnahmebescheinigungen an die IVV Naturwissenschaften.

  • IVV Naturwissenschaften

    3.1 Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration

    Im Fall einer Verlängerung eines  W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts kann der Antragsteller auf die Einreichung dieses Formulars durch Markierung des Kästchens „Nachweise liegen bereits vor“ auf dem Formular „IT-Administration IVV Naturwissenschaften“ verzichten. In dem Fall ist zu prüfen, ob die „Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration“ für den jeweiligen Arbeitsbereich tatsächlich bereits vorliegt. Ist dies der Fall kann sie wie in 3.4.1 beschreiben bestätigt werden.

    Überprüfen Sie ob die Unterschriften auf dem Formular mit denen von Antragsteller/in und Bereichsverantwortlicher/m übereinstimmen und der Institutsstempel vorhanden und lesbar ist.

    In einer älteren Version des Formulars wurde nur die "Übertragung von Unternehmerpflichten" (s. 3.2) dokumentiert, dies ist in jedem Fall ausreichend.

    3.2    Übertragung von Unternehmerpflichten

    Im Fall einer Verlängerung eines  W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts kann der Antragsteller auf die Einreichung dieses Formulars durch Markierung des Kästchens „Nachweise liegen bereits vor“ auf dem Formular „IT-Administration IVV Naturwissenschaften“ verzichten. In dem Fall ist zu prüfen, ob die „Übertragung der Unternehmerpflichten“ für den jeweiligen Arbeitsbereich tatsächlich bereits vorliegt. Ist dies der Fall kann sie wie in 3.1.4 beschreiben bestätigt werden.

    3.2.1    Überprüfung der Vollständigkeit der Angaben zu Person und Arbeitsbereich

    Prüfen Sie, dass die Angaben zur Person vollständig gemacht wurden. Insbesondere, dass die Abteilung/der Arbeitsbereich angegeben ist, für den die Übertragung erfolgt und diese/r bei Beantragung/Verlängerung/Erweiterung eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts mit der beantragten Projektgruppe auf dem Formular „IT-Administration IVV Naturwissenschaften“ korrespondiert. 


    Ferner muss das Institut/die Einrichtung zu dem die Abteilung/der Arbeitsbereich gehört angegeben sein und das Dienstverhältnis in dem die/der Verpflichte steht (wissenschaftlicher/nicht wissenschaftlicher Mitarbeiter).
    Außerdem muss der Name der/des Bereichsverantwortlichen angegeben sein.

    3.2.2    Überprüfung der Angaben zu den übertragenen Unternehmerpflichten

    Prüfen Sie die aufgeführten übertragenen Unternehmerpflichten: Bei Beantragung eines BIO-, CHE-, PHY-, NWZ-, W- oder Y-Accounts muss sinngemäß folgendes eingetragen sein:

     Nr.  Kurzbezeichnung  Anmerkungen
     1  W-Account  Computer-Administration (W)
     1  Y-Account  Arbeitsgruppen-Administration (Y)
     1 BIO-Account Fachbereichsadministration Biologie (BIO)
     1 CHE-Account Fachbereichsadministration Chemie und Pharmazie (CHE)
     1 PHY-Account Fachbereichsadministration Physik (PHY)
     1  NWZ-Account  IVV-Administration (NWZ)

    Sollte es nicht um die Beantragung/Verlängerung/Erweiterung eines BIO-, CHE-, PHY-, NWZ-, W- oder Y-Accounts gehen, müssen die übertragenen Unternehmerpflichten im Detail angegeben sein, z.B.:

     Nr.  Kurzbezeichnung  Anmerkungen
     1  Linuxadministration  Betrieb der Linux PCs der Arbeitsgruppe
     2  Serveradministration  Betrieb des Linuxclusters der Arbeitsgruppe (Web, File, Print, Compute)
     3  Druckeradministration  Betrieb der Institutsdrucker im Netzwerk

    3.2.3    Überprüfung der Belehrung

    Prüfen Sie jeweils das Datum und dass der Antragsteller auf der Linie „Unterschrift der/des Verpflichteten“ und der Bereichsverantwortliche auf der Linie „Unterschrift der/des Bereichsverantwortlichen“ die Belehrung bestätigt haben.
    Prüfen Sie außerdem, dass die/der Verpflichtete die notwendige Qualifikation (Formular „ IT-Administration IVV Naturwissenschaften“) nachgewiesen hat.

    3.2.4    Bestätigung der Belehrung

    Ist die „Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration und ggf. Übertragung von Unternehmerpflichten“ korrekt erfolgt, markieren Sie das Kästchen „Die Belehrung und ggf. Übertragung von Unternehmerpflichten ist erfolgt.“ auf dem Formular „IT-Administration IVV Naturwissenschaften“.

    Sofern die Unternehmerpflichten übertragen wurden, setzen Sie am Ende des Formulars „Übertragung von Unternehmerpflichten“ das aktuelle Datum ein und unterschreiben Sie auf der Linie „Unterschrift IVV Naturwissenschaften“.

    Bei einem Papierantrag lassen Sie das Formular mit den übrigen Formularen dann vom Sekretariat der IVV abstempeln und elektronisch erfassen(s. 3.3.4).

    Bei einem digital erfassten Antrag legen Sie die gesammelten Unterlagen in einer PDF-Datei pro Projektgruppe in einem Ordner mit dem Namen des Antragstellers unter N: ab und informieren das Sekretariat der IVV (s. 3.3.4).

    Das Original zum Verbleib in der Personalakte wird vom Sekretariat der IVV an das Dezernat 3 geschickt. Das Personaldezernat gibt die Information an den zuständigen Personalrat weiter. Bei einem digital erfasst Antrag muss das Sekretariat der IVV darüber informiert werden, dass die Unterlagen weitergegeben werden sollen.

    3.3    IT-Administration IVV Naturwissenschaften

    3.3.1    Überprüfung der Vollständigkeit der Angaben zur Person

    Prüfen Sie, dass die Angaben zur Person vollständig gemacht wurden. Insbesondere, dass die persönliche Kennung angegeben wurde und im Falle der Verlängerung/Erweiterung eines BIO-, CHE-, PHY-, NWZ-, W- oder Y-Accounts dieser mit der entsprechenden Admingruppe im Kasten angegeben ist. Bei Beantragung einer neuen administrativen Kennung, vergeben Sie einen Namen für die administrative Kennung, wie hier beschrieben. Prüfen Sie das Datum und ob der Antragsteller auf der Linie „Unterschrift Antragstellende/r“ unterschrieben hat.

    3.3.2    Überprüfung der Genehmigung

    Prüfen Sie, dass die/der Bereichsverantwortliche den mittleren Teil des Formulars vollständig ausgefüllt hat.
    Prüfen Sie insbesondere, ob die Kennung und der volle Name der/des Bereichsverantwortlichen angegeben sind. Außerdem muss der Stempel des Instituts/der Einrichtung zu der der Arbeitsbereich gehört im Feld „Stempel der Einrichtung“ vorhanden sein. Prüfen Sie, ob die/der Bereichsverantwortliche als gruppenleitend für die Projektgruppe beim Identitätsmanagement eingetragen ist.
    Prüfen Sie das Datum und ob die/er Arbeitsbereichsleitende auf der Linie „Unterschrift Bereichsverantwortliche/r“ unterschrieben hat.

    3.3.3    Überprüfung der Qualifikation

    Prüfen Sie die vorgelegten Qualifikationsnachweise.

    Für einen reine IT-Administration ohne NWZ Admin-Account wird die Teilnahme an den Schulungen „IVV Naturwissenschaften - NWZ“ und   „Windows - Sicherheit“ oder „Linux - Sicherheit“ „Mac - Sicherheit“, sowie die Teilnahme an der Uni-Fortbildung-Schulung "IT-Sicherheit am Arbeistplatz" erwartet.

    Für einen W-Account wird die Teilnahme an den Schulungsthemen „IVV Naturwissenschaften - NWZ“, sowie je nach betreuten Endgeräten „Windows - Installation“ und „Windows - Sicherheit“ oder „Linux - Installation“ und „Linux- Sicherheit“ oder „macOS - Installation“ und „macOS  - Sicherheit“, sowie die Teilnahme an der Uni-Fortbildung-Schulung "IT-Sicherheit am Arbeistplatz" erwartet.

    Bei Y-, BIO-, CHE-, PHY- und NWZ-Accounts sind zusätzlich zu den Schulungen für den W-Account die Schulungen zur „Arbeitsgruppenadministration“ und "IT-Sicherheit" notwendig.

     IVV Schulungsthema  IT-Administration  W-Account  Y-Account
      Win Lin Mac Win Lin Mac Win Lin Mac
     IVV Naturwissenschaften - NWZ x x x
     Arbeitsgruppenadministration     x
    IT-Sicherheit     x
     Windows - Installation   x     x    
     Windows - Sicherheit x     x     x    
     Linux - Installation     x     x  
     Linux - Sicherheit   x     x     x  
     macOS - Installation       x      x
    macOS - Sicherheit     x     x     x

     

    Uni-Fortbildung Schulungsthema  IT-Administration  W-Account  Y-Account
      Win Lin Mac Win Lin Mac Win Lin Mac
    IT-Sicherheit am Arbeitsplatz x x x

    Ab dem Wintersemester 2021/22 wird die IVV-Schulung "Sicherheit am Arbeitsplatz" durch das Uni-Fortbildungsangebot "IT-Sicherheit am Arbeitsplatz: Einführung" ersetzt. Für diese Thema wird eine Teilnahmebescheinigung von der Uni-Fortbildung ausgestellt.

    Wurden Teilnahmebescheinigungen anderer Schulungsanbieter vorgelegt, ist im Einzelfall zu entscheiden, ob die erworbenen Kenntnisse eine ausreichende Qualifikation darstellen.

    Handelt es sich lediglich um eine Verlängerung eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts, „Nachweise liegen bereits vor“ ist angekreuzt, prüfen Sie ob für die/den Antragstellende/n die Qualifikationsnachweise und die Übertragung der Unternehmerpflichten für diesen Arbeitsbereich bereits vorliegen.

    3.3.4    Abzeichnen des Antrages

    Ist das Formular vollständig und korrekt ausgefüllt und die notwendigen Qualifikationsnachweise liegen vor, markieren Sie das Kästchen „Die Qualifikationen entsprechen den Anforderungen der IVV“.


    Ist die „Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration und ggf. Übertragung von Unternehmerpflichten“ ebenfalls korrekt erfolgt markieren Sie das Kästchen „Die Belehrung und ggf. Übertragung von Unternehmerpflichten ist erfolgt.“ nach Prüfung des entsprechenden Formulars markiert worden, setzen Sie das aktuelle Datum ein und unterschreiben Sie auf der Linie „Unterschrift der IVV“.


    Im Falle eines Papierantrages lassen Sie das Formular dann vom Sekretariat der IVV abstempeln und mit der "Übertragung von Unternehmerpflichten" unter dem Namen des Antragstellers elektronisch erfassen, z.B.: Mustermann, Angelika (p2beispi) JJJJ-MM-TT.pdf

    Bei einem digitalen Antrag stempeln Sie alle Formulare per Acrobat Stempel-Fuktion selbst und legen diese als eine PDF-Datei pro Projektgruppe in einem Ordner mit den Namen der/des Antragsstellenden unter N:\IVV_4\Administration\Anträge IT-Administratoren\

    • Anträge A - F
    • Anträge G - L
    • Anträge M - R
    • Anträge S - Z

    ab.

    Z.B. N:\IVV_4\Administration\Anträge IT-Administratoren\Anträge M - R\Mustermann, Angelika (p2beispi) JJJJ-MM-TT.pdf

    3.4  Eintragen in die Benutzerverwaltung


    3.4.1    Neuantrag eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts

    Wird ein administrativer Account erstmalig beantragt,  muss der Antrag auf eine zusätzliche Kennung im IT-Portal mit dem PDF-Antrag zusammengeführt und bearbeitet werden. Weitere Informationen dazu finden sich hier.

    3.4.2    Verlängern eines W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-Accounts

    Wird ein bestehender Account verlängert oder erweitert, führt der Geschäftsführer oder sein Stellvertreter dies im „myNWZ-IT-Portal“ durch.

    Unter „Gruppenverwaltung“ den Punkt „Mitglieder von“ für die betroffene 1er oder 2er Gruppen anklicken. Die Kennung in der Liste markieren und das Ablaufdatum am Ende der Seite auswählen. Die Verlängerung durch anklicken von „Änderung der Mitgliedschaft jetzt durchführen“ bestätigen.

    3.4.3 Hinzufügen eines W-, Y- oder NWZ-Accounts zu einer Gruppe

    Wird ein bestehender Account erweitert, führt der Geschäftsführer oder sein Stellvertreter dies im „myNWZ-IT-Portal“ durch, sofern die Gruppe bereits besteht. Bei neu anzulegenden Gruppen, muss wie bei einem Neuantrag verfahren werden.

    Unter „Gruppenverwaltung“ den Punkt „Mitglieder von“ für die betroffene 1er oder 2er Gruppen anklicken. Die Benutzerkennung in das freie Feld am Ende der Liste eintragen und das Ablaufdatum aus der Drop-down Liste am Ende der Seite auswählen. Die Erweiterung durch anklicken von „Änderung der Mitgliedschaft jetzt durchführen“ bestätigen.

    3.4.4 Eintrag/Verlängerung in der Gruppe p0admin

    Wird ein bestehender Account erweitert, führt der Geschäftsführer oder sein Stellvertreter dies im „myNWZ-IT-Portal“ durch.

    Unter „Gruppenverwaltung“ den Punkt „Mitglieder von“ für die Gruppe "p0admin" anklicken. Die Benutzerkennung in das freie Feld am Ende der Liste eintragen und das Ablaufdatum aus der Drop-down Liste am Ende der Seite auswählen. Die Erweiterung durch anklicken von „Änderung der Mitgliedschaft jetzt durchführen“ bestätigen.

    3.4.5 Ablaufdatum der Mitgliedschaft des persönlichen Accounts in der Gruppe z2ivv4 überprüfen

    Die persönliche Kennung der/des Antragsstellenden wird wie oben beschrieben in die Gruppe "z2ivv4" eingetragen. Bei jeder Verlängerung eines Admin-Accounts ist zu überprüfen, dass die korrespondierende persönliche Kennung in "z2ivv4" nicht abgelaufen ist. In der Regel werden die Accounts mit einen Ablaufdatum in der fernen Zukunft eingetragen (solche die ein Beschäftigungsverhältnis mit der Universität haben). Es gibt aber auch Accounts, bei denen die Mitgliedschaft händisch verlängert werden muss.

Was passiert mit den Formularen und den darin erhobenen Daten?

IVV Naturwissenschaften

Von allen bearbeiteten Formularen fertigt die IVV eine elektronische Kopie an, die bei späteren Fragen (z.B. Accountverlängerungen/-erweiterung) zu Rate gezogen werden kann und so unnötiges, doppeltes Ausfüllen und Verschicken von Formularen vermeidet. So wird außerdem die Prüfung der Qualifikationen und Belehrung dokumentiert.

Wurde ein administrativer (W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-) Account für NWZ verlängert/erweitert wird die Verlängerung/Erweiterung durchgeführt.

Identitätsmanagement

Die für die Einrichtung neuer Accounts notwendigen Informationen aus dem Formular „IT-Administration IVV Naturwissenschaften“ werden bei Einrichtung neuer Accounts (Antrag über das IT-Portal) oder neuer administrativer Gruppen elektronisch an das Identitätsmanagement zur weiteren Bearbeitung übermittelt.

Die persönliche Kennung wird der Projektgruppe „z2ivv4“ zugeordnet. So ist im Rahmen des Identitätsmanagement automatisiert überprüfbar, ob eine Person die entsprechende Qualifikation zur Übernahme von Aufgaben der IT-Administration innerhalb der IVV Naturwissenschaften nachgewiesen hat.

Wurde ein administrativer (W-, Y-, BIO-, CHE-, PHY- oder NWZ-) Account für NWZ beantragt (zusätzliche Kennung im IT-Portal) wird die Einrichtung durchgeführt.

Diese administrative Kennung wird außerdem der Projektgruppe "p0admin" zugeordnet. Dadurch ist gewährleistet, dass ein administrativer Account nicht abläuft, wenn vergessen wurde die zur Admin-Gruppe korrespondierende Projektgruppe als Primärgruppe zu verlängern. Ausserdem werden regelmäßig Informationen über das Gruppenverzeichnis der Gruppe p0admin bereitgestellt.

Dezernat 3 und Personalrat

Das Formular „Belehrung im Rahmen der Bestellung zur IT-Administration und Übertragung von Unternehmerpflichten“ wird bei Angestellten/Beamten im Original oder als Faksimile an das Dezernat 3 zum Verbleib in der Personalakte weitergeleitet. Das Dezernat leitet eine Kopie an den zuständigen Personalrat weiter. Dieser prüft ggf. stichprobenartig, ob die für die Qualifikation notwendigen Schulungsmaßnahmen tatsächlich wahrgenommen wurden und ausreichend waren.