Benutzungsordnung des Universitätsarchivs
der Westfälischen Wilhelms-Universität vom 7. Januar 2002, geändert am 19. Juli 2011

In: Amtliche Bekanntmachungen der Westfälischen Wilhelms-Universität Jahrgang 2002 Nr. 1 vom 5.2.2002, S. 38-43, und Jahrgang 2011 Nr. 17 vom 19.7.2011, S. 1223-1224.

Aufgrund des § 2 Abs. 4 Satz 1 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (Hochschulgesetz – HG) in der Fassung des Hochschulfreiheitsgesetzes vom 1. Januar 2007 (GV. NRW. S. 474) hat die Westfälische Wilhelms-Universität folgende Ordnung erlassen:

§ 1 Geltungsbereich

Die Benutzungsordnung gilt für das Universitätsarchiv der Westfälischen Wilhelms-Universität.

§ 2 Zulassung zur Benutzung

Die Benutzung steht nach Ablauf der Schutzfristen gem. § 5 und nach Maßgabe dieser Ordnung jedem / jeder zu.

§ 3 Benutzungsantrag

Die Benutzung ist zu beantragen. In dem Antrag sind Angaben zur Person, gegebenenfalls zum Auftraggeber, zu machen und Zweck und Gegenstand der Nachforschungen anzugeben. Benutzende haben sich auszuweisen. Für jede Person, die Nachforschungen anstellt, ist ein gesonderter Antrag zu stellen. Ändert sich der Gegenstand der Nachforschungen, ist ein neuer Antrag zu stellen.

§ 4 Benutzungsgenehmigung

Über den Benutzungsantrag entscheidet das Universitätsarchiv. Die Benutzung gilt nur für den im Antrag angegebenen Gegenstand. Sie kann mit Auflagen oder Einschränkungen verbunden werden. Die Benutzungsgenehmigung wird ganz oder für Teile des Archivguts verweigert, wenn

1. Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde,
2. es wegen überwiegenden berechtigten Interessen einer dritten Person geheim gehalten werden muss,
3. schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt würden,
4. die Geheimhaltungspflicht nach § 203 Absatz 1 Nummer 1, 2, 4 oder 4a des Strafgesetzbuchs
oder anderer Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden,
5. der Erhaltungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zulässt,
6. ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde.

Die Benutzungsgenehmigung wird widerrufen, wenn sich herausstellt, dass die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen, oder wenn sonstige Gründe bekannt werden, die zur Versagung geführt hätten. Sie kann widerrufen werden, wenn gegen die Benutzungsordnung verstoßen wird, wenn die Auflagen nicht erfüllt oder Einschränkungen nicht beachtet werden.

§ 5 Schutzfristen

(1) Die Nutzung des Archivguts ist zulässig nach Ablauf einer Schutzfrist von dreißig Jahren seit Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfrist beträgt sechzig Jahre seit Entstehung der Unterlagen für Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt. Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut) endet die Schutzfrist jedoch nicht vor Ablauf von

1. zehn Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der letztverstorbenen von mehreren betroffenen Personen, deren Todesjahr dem Universitätsarchiv bekannt ist,
2. hundert Jahren nach der Geburt der betroffenen Person oder der Geburt der letztgeborenen von mehreren Personen, deren Todesjahr dem Universitätsarchiv nicht bekannt ist, und
3. sechzig Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr
der betroffenen Person oder einer der betroffenen Personen dem Universitätsarchiv bekannt sind.

(2) Die Schutzfristen nach Absatz 1 gelten nicht für solche Unterlagen, die schon bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. Für personenbezogenes Archivgut betreffend Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sowie Personen der Zeitgeschichte gelten die Schutzfristen des Absatzes 1 nur, sofern deren schützenswerte Privatsphäre betroffen ist.

(3) Die in Absatz 1 festgelegten Schutzfristen gelten auch bei der Nutzung durch öffentliche Stellen.

(4) Die Nutzung von Archivgut, das Schutzfristen nach Absatz 1 unterliegt, kann vor deren Ablauf auf Antrag genehmigt werden. Bei personenbezogenem Archivgut ist dies nur zulässig, wenn

1. die Betroffenen in die Nutzung eingewilligt haben,
2. im Falle des Todes der Betroffenen deren Rechtsnachfolger in die Nutzung eingewilligt haben, es sei denn, ein Betroffener hat zu Lebzeiten der Nutzung nachweislich widersprochen, oder die Erklärung der Einwilligung wäre nur höchstpersönlich durch die Betroffenen möglich gewesen.
3. die Nutzung zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrnehmung rechtlichen Interesses erfolgt und dabei sichergestellt wird, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden,
4. dies im überwiegenden öffentlichen Interesse liegt.

Über die Schutzfristverkürzung entscheidet das Rektorat im Einvernehmen mit der aktenführenden Stelle. Eine Schutzfristverkürzung kann mit Auflagen und Einschränkungen verbunden werden. Ein Antrag auf Schutzfristverkürzung ist über das Universitätsarchiv an das Rektorat zu richten.

§ 6 Benutzung nichtamtlichen Archivguts

Die Benutzung nichtamtlichen Archivguts richtet sich gegebenenfalls nach Vereinbarungen oder Verträgen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern / Eigentümerinnen. Ansonsten gelten die Bestimmungen nach § 5 dieser Ordnung.

§ 7 Art der Benutzung

(1) Archivgut wird grundsätzlich durch Einsichtnahme benutzt. Benutzende haben Anrecht auf angemessene Beratung durch das Archivpersonal.

(2) Das Universitätsarchiv kann die Benutzung auch durch Beantwortung schriftlicher oder mündlicher Anfragen, durch Vorlage oder Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.

(3) Die Beratung nach Abs. 1 und Beantwortung nach Abs. 2 erstreckt sich im Regelfall auf Hinweise zu Art, Umfang und Zustand von einschlägigem Archivgut.

§ 8 Benutzung im Archiv

(1) Das Universitätsarchiv kann Öffnungs- und Bestellzeiten festlegen. Für die Bestellung von Archivgut sind Bestellzettel zu verwenden. Grundsätzlich wird nur eine begrenzte Zahl von Archivalieneinheiten gleichzeitig vorgelegt. Anspruch auf Unterstützung beim Lesen der Archivalien besteht nicht.

(2) Das vorgelegte Archivgut ist mit größter Sorgfalt zu behandeln. Insbesondere ist es nicht gestattet, den Ordnungszustand des Archivguts zu verändern, Bestandteile des Archivguts zu entfernen, Beschriftungen jeglicher Art anzubringen und Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.

(3) Die Bestimmungen für die Benutzung von Archivgut gelten entsprechend für die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen.

§ 9 Reproduktionen aus Archivgut

Reproduktionen aus Archivgut können in begrenztem Umfang durch das Archivpersonal hergestellt werden. Das Anfertigen von Reproduktionen durch Benutzende ist untersagt.

§ 10 Versendung von Archivgut

Die Versendung von Archivgut ist in Ausnahmefällen und in beschränktem Umfang innerhalb der Bundesrepublik Deutschland möglich. Sie erfolgt nur an hauptamtlich besetzte Archive oder wissenschaftliche Bibliotheken. Sie kann mit Auflagen und Einschränkungen verbunden werden. Dem Universitätsarchiv dürfen durch die Versendung keine Kosten entstehen.

§ 11 Ausleihe von Archivgut

Die Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken ist möglich unter Beachtung der in dieser Ordnung gemachten Grundsätze. Sie kann mit Auflagen und Einschränkungen verbunden werden.

§ 12 Dienstbibliothek

Das in der Dienstbibliothek des Universitätsarchivs katalogisierte Bibliotheksgut steht zur Benutzung zur Verfügung. Eine Ausleihmöglichkeit für Bibliotheksgut besteht nicht. Reproduktionen können in begrenztem Umfang durch das Archivpersonal hergestellt werden. Das Anfertigen von Reproduktionen durch Benutzende ist untersagt.

§ 13 Nutzung durch Betroffene

(1) Betroffenen ist auf Antrag Auskunft aus Archivgut zu erteilen oder Einsicht in dieses zu gewähren, soweit es sich auf ihre Person bezieht und die Betroffenen Angaben machen, die das Auffinden der Unterlagen mit angemessenem Aufwand ermöglichen. Dies gilt nicht, soweit die Auskunft oder Einsicht dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder wesentliche Nachteile bereiten würde oder soweit das Archivgut nach einer Rechtsvorschrift oder wegen der überwiegenden Interessen einer dritten Person geheimgehalten werden muß. Die Entscheidung nach Satz 2 trifft das Rektorat im Einvernehmen mit der aktenführenden Stelle.

(2) Abs. 1 gilt auch für Rechtsnachfolger / Rechtsnachfolgerinnen von Betroffenen.

§ 14 Nutzung durch Einrichtungen der Universität

(1) Der Rektor / Die Rektorin kann das Universitätsarchiv ohne Einschränkung benutzen.

(2) Auf die amtliche Benutzung von Archivgut durch diejenigen Einrichtungen der Universität, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, finden die Vorschriften dieser Ordnung keine Anwendung. Art und Weise der Benutzung werden im Einzelfall vereinbart. Dabei ist insbesondere im Falle einer Ausleihe die Rückgabe innerhalb eines angemessenen Zeitraums sicherzustellen.

(3) In allen anderen Fällen hat die Benutzung nach Maßgabe dieser Ordnung zu erfolgen.

§ 15 Inkrafttreten

Die vorstehende Ordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Westfälischen Wilhelms-Universität in Kraft. Gleichzeitig tritt die Benutzungsordnung vom 30.12.1987 (AB 1999 Nr. 1 S. 7) außer Kraft.

Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Senats der Westfälischen Wilhelms-Universität vom 19.12.2001.

Münster, den 7. Januar 2002

Der Rektor
Prof. Dr. J. Schmidt