Ordnung des Universitätsarchivs
der Westfälischen Wilhelms-Universität vom 7. Januar 2002,
geändert am 20. September 2004
In: Amtliche Bekanntmachungen der Westfälischen Wilhelms-Universität Jahrgang 2002 Nr. 1 vom 5.2.2002, S. 34-37, und Jahrgang 2004 Nr. 11 vom 21.10.2004, S. 455.
Aufgrund des § 2 Abs. 4 des Gesetzes über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (HG) vom 14. März 2000 (GV NW 2000 S. 190), des § 11 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NW) vom 16. Mai 1989 (GV NW 1989 S. 302) und des Art. 75 Abs. 7 der Verfassung der Westfälischen Wilhelms-Universität in der Fassung der Bekanntmachung vom 10. Juli 1999 (AB 1999 Nr. 13) hat die Westfälische Wilhelms-Universität folgende Ordnung erlassen:
§ 1 Organisation
Das Universitätsarchiv ist eine zentrale Betriebseinheit der Westfälischen Wilhelms-Universität im Sinne von § 32 HG und untersteht als solche dem Senat. Zur Unterstützung der Zusammenarbeit des Universitätsarchivs mit der Universität und ihren Einrichtungen wählt der Senat einen Senatsbeauftragten / eine Senatsbeauftragte für das Universitätsarchiv.
§ 2 Leitung und Geschäftsführung
Das Universitätsarchiv wird vom Universitätsarchivar / von der Universitätsarchivarin geleitet, der / die die Befähigung zum höheren Archivdienst besitzen soll. Er / Sie wird auf Vorschlag des Rektorats vom Senat eingesetzt. Die laufende Geschäftsführung nimmt ein Beamter / eine Beamtin des gehobenen Archivdienstes wahr.
§ 3 Aufgaben
(1) Das Universitätsarchiv hat die Aufgabe, das bei den Einrichtungen der Universität entstandene Archivgut zu übernehmen, zu erhalten, zu erschließen und für die Benutzung bereitzustellen.
(2) Das Universitätsarchiv kann auch Archivgut anderer Herkunft übernehmen, soweit dies zur Ergänzung, Erschließung und Benutzung des amtlichen Archivguts und zur Erforschung der Geschichte der Universität erforderlich oder dienlich ist.
(3) Das Universitätsarchiv führt eine Dienstbibliothek als Ergänzung der Archivbestände. Sie steht Mitarbeitern / Mitarbeiterinnen und Benutzern / Benutzerinnen des Archivs zur Verfügung. Die Benutzung regelt eine Benutzungsordnung des Universitätsarchivs.
(4) Das Universitätsarchiv berät die Einrichtungen der Universität in Fragen der Registraturführung.
(5) Das Universitätsarchiv wertet wissenschaftlich Archivgut aus und wirkt an der Erforschung und Vermittlung der Geschichte der Universität und ihrer Lehr- und Forschungseinrichtungen mit.
§ 4 Archivgut
(1) Archivgut sind alle im Archiv befindlichen Unterlagen, die archivwürdig sind. Es umfaßt Akten, Urkunden, Schriftstücke, Listen, Dateien, Siegel, Münzen, Medaillen, Matrikel, Karteien, Amts- und Geschäftsbücher, Protokolle, Druckschriften, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial, elektronische Informationsträger und die auf ihnen überlieferten Informationen einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme oder vergleichbarer Hilfsmittel.
(2) Archivwürdig sind Unterlagen, die für Wissenschaft oder Forschung, für Einrichtungen der Universität, für Rechtsprechung oder zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die nach anderen Vorschriften dauernd aufzubewahren sind.
(3) Archivgut sind auch archivwürdige Unterlagen, die von anderen als den in § 3 Abs. 1 genannten Stellen übernommen wurden. Dazu gehören insbesondere Nachlässe, Zeitungsausschnitte, Unterlagen und Druckschriften universitätsnaher Stellen, Vereine, Stiftungen und studentischer Vereinigungen, sowie universitätsbezogene Erinnerungsstücke aller Art.
(4) Zwischenarchivgut sind zur vorläufigen Aufbewahrung übernommene Unterlagen, aus denen die archivwürdigen Stücke noch nicht ausgewählt worden sind.
§ 5 Anbietung von Registraturgut
(1) Die Einrichtungen der Universität bieten regelmäßig Registraturgut, das sie für den laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv zur Übernahme an. Dazu übergeben sie dem Universitätsarchiv ein Abgabeverzeichnis, das zu jeder Akte laufende Nummer, Aktenzeichen, Aktentitel, Laufzeit und Aufbewahrungsfrist nennt.
(2) Registraturgut ist spätestens 30 Jahre nach seiner Entstehung anzubieten, soweit keine anderen Rechtsvorschriften entgegenstehen, die eine längere Verwahrung bei den abgebenden Stellen festlegen.
(3) Das Universitätsarchiv entscheidet unter fachlichen Gesichtspunkten und im Einvernehmen mit der abgebenden Stelle über die Archivwürdigkeit. Das nicht archivwürdige Schriftgut erhält die Stelle zurück. Ohne vorherige Zustimmung des Universitätsarchivs ist es nicht gestattet, Registraturgut zurückzuhalten, zu veräußern, zu vernichten oder der Vernichtung zuzuleiten.
(4) Das Universitätsarchiv kann nach vorheriger Absprache Unterlagen auf ihre Archivreife und Archivwürdigkeit prüfen. Die Einrichtungen der Universität sind verpflichtet, dem Universitätsarchiv hierzu Einsicht in ihre Registratur und deren Organisationsmittel zu gewähren.
(5) Die Einrichtungen der Universität sind verpflichtet, ein Exemplar der von ihnen herausgegebenen Broschüren, Plakate und Flugblätter ohne besondere Aufforderung an das Universitätsarchiv abzugeben.
§ 6 Übernahme, Aufbewahrung und Erschließung von Archivgut
(1) Archivwürdiges Registraturgut ist vom Universitätsarchiv als Archivgut zu übernehmen.
(2) Bei der Übernahme nichtamtlichen Archivguts gemäß § 3 Abs. 2 sind Übernahmevereinbarungen zu treffen oder Depositalverträge abzuschließen.
(3) Das Universitätsarchiv bewahrt das übernommene Archivgut dauerhaft sachgerecht auf. Es erschließt das Archivgut nach archivfachlichen Grundsätzen und macht es auf diese Weise nutzbar.
(4) In Ausnahmefällen kann das Universitätsarchiv Registraturgut als Zwischenarchivgut (§ 4 Abs. 4) übernehmen.
§ 7 Benutzung
Die Benutzung regelt eine Benutzungsordnung.
§ 8 Inkrafttreten
Die vorstehende Ordnung tritt mit ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der Westfälischen Wilhelms-Universität am Tage nach Aushang in Kraft. Gleichzeitig tritt die Ordnung des Universitätsarchivs vom 30.12.1987 (AB 1988 Nr. 1 S. 2) außer Kraft.
Ausgefertigt aufgrund des Beschlusses des Senats der Westfälischen Wilhelms-Universität vom 19.12.2001.
Münster, den 7. Januar 2002
Der Rektor
Prof. Dr. J. Schmidt