Mit dem Outlook-Plugin können Sie ZOOM X-Meetings sofort starten oder planen. Geplante Meetings werden als Termine in Ihren Outlook-Kalender eingetragen.
Voraussetzungen:
Rufen Sie die Seite https://wwu.zoom.us auf und klicken Sie auf "Download".
Im Download-Center klicken Sie beim "Zoom Plugin für Microsoft Outlook" auf den "Download"-Button.
Es öffnet sich das abgebildete Fenster. Klicken Sie auf "Datei speichern".
Wenn der Download abgeschlossen ist, klicken Sie auf den Download-Symbol im Browser und dann auf die heruntergeladene Datei (ZoomOutlookPluginSetup.msi), um die Installtion zu starten. Alternativ können Sie die Datei auch im "Downloads"-Ordner Ihres PCs finden und öffnen.
Bestätigen Sie die Sicherheitswarnung mit "OK".
Klicken Sie auf "Ausführen", um den Setup-Assistenten zu starten. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".
Wählen Sie den Installationsordner aus und klicken Sie auf "Weiter".
Bestätigen Sie die Installation, indem Sie auf "Weiter" klicken. Das Zoom Outlook Plugin wird jetzt installiert.
Wenn die Installation abgeschlossen ist, klicken Sie auf "Schließen". Falls Ihr Outlook gerade geöffnet ist, müssen Sie das Programm neu starten, damit Ihnen das Zoom-Plugin zur Verfügung steht.
Öffnen Sie Outlook. In der Menüleiste finden Sie in Rubrik "Start" den Bereich "Zoom". Klicken Sie auf "Meeting planen".
Es öffnen sich zwei neue Fenster, in denen Sie die Einstellungen Ihres Zoom-Meetings vornehmen können. (Falls der Zoom-Client nicht geöffnet ist, startet dieser ebenfalls.) Wenn Sie alle gewünschten Optionen eingestellt haben, klicken Sie auf "Fortfahren".
Nun wird Ihnen der Standard-Einladungstext mit den Eckdaten Ihres Meetings (Meeting-Link, Meeting-ID, Meeting-Passwort) im Termin-Planer von Outlook angezeigt. Den Text und den Betreff können Sie anpassen und ergänzen. Außerdem müssen Sie jetzt das Datum und die Uhrzeit des Meetings festlegen. Um die Einladung zu versenden, geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer*innen ein und klicken Sie auf senden.
Das Meeting wird Ihnen nun als Termin in Ihrem Kalender angezeigt. Zum Bearbeiten oder Absagen klicken Sie das Meeting an. In der Menüleiste können Sie nun "Öffnen" oder "Besprechung absagen" wählen.
Wenn Sie "Öffnen" angeklickt haben, gelangen Sie zum Termin-Planer. Hier können Sie den Einladungstext sowie das Datum und die Uhrzeit ändern. Klicken Sie in der Menüleiste im Bereich "Zoom" auf "Einstellungen ändern", um weitere Details des Meetings anzupassen (z.b. Video-/Audio-Optionen, Warteraum-Aktivierung).
