Datenschutzerklärung gem. Art. 13 DSGVO für die Nutzung von Zoom X

Nachfolgend möchten wir Ihnen Informationen zu der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Videokommunikationsdienstes Zoom X bereitstellen. Diese Informationen beziehen sich auf Konten mit @uni-muenster.de-E-Mail-Adressen sowie personenbezogene Daten, die im Rahmen der Teilnahme an Meetings, die von Konten mit einer @uni-muenster.de-E-Mail-Adresse erstellt wurden, verarbeitet werden. Die Universität Münster setzt das auf Servern in Deutschland betriebene Zoom X der Telekom Deutschland GmbH ein. An die Zoom Video Communications Inc. werden dabei nur pseudonymisierte oder aggregierte Daten übertragen.

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Universität Münster,
vertreten durch die Rektorin/den Rektor
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-0
E-Mail: mailbox@uni-muenster.de

2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten
Die/Den Datenschutzbeauftragte*n der verantwortlichen Stelle erreichen Sie unter:

Stabsstelle Datenschutz
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-22446
E-Mail: datenschutz@uni-muenster.de

3. Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Zoom X
a) Umfang der Datenverarbeitung
Wenn Sie den von der Universität Münster zur Verfügung gestellten Dienst Zoom X nutzen, verarbeitet die Universität Münster von Ihnen folgende Daten:

Nutzer*innenprofil: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, persönliche Meeting-ID, Moderatoren-ID, Benutzer*innenname, Abteilung (optional), Profilbild (optional), Rufnummer (optional)
Konferenzinformationen: Meeting-Titel, Datum, Start- und Endzeit, Dauer, Anzahl Meetings, Anzahl und Namen der Teilnehmenden, Einwahlmethode
Konfigurations- und Kommunikationsdaten: Gerätename, Geodaten, IP-Adresse, Operating System Type und Version, Client Version, Endpoint-MAC-Adressen, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp
Kommunikationsinhalte: Audio-, Bild- und Videoübertragung in Form von Metadaten (Bitrate, Latenz, Jitter, Paketverlust, Auflösung, Bildrate), Textübertragung (Präsentationsmaterial/Chat), Aufzeichnungen von Kommunikationsinhalten (optional)

b) Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten ist erforderlich, um Ihnen Zoom X als Tool für die Durchführung von Video-Konferenzen, Online-Meetings und Webinaren zur Verfügung stellen zu können und die genannten Formate über Zoom X abwickeln zu können. An der Universität Münster dient Zoom X insbesondere den folgenden Zwecken:

Der Durchführung von Lehrveranstaltungen sowie von Prüfungen
Der Forschung und der Durchführung von Forschungsprojekten
Der Durchführung organisatorischer und personeller Maßnahmen
Der Kommunikation mit externen Personen

Die Telekom Deutschland GmbH verarbeitet als Auftragsverarbeiter der Universität Münster die unter 3. a) genannten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Beauftragung und Bereitstellung der Zoom Konferenzlösung
Hosting der Zoom Konferenzlösung (z. B. Speichern von Audio-/Videoaufzeichnungen, Chats oder geteilten Dokumenten zum späteren Abruf)
Verwaltung von Konferenzen und Teilnehmerdaten (z. B. Speichern von Teilnehmerdaten, Agenda, Kommentaren; Verwalten von Einladungen)
Bereitstellung von Operatorleistungen und Support

c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom X für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Universität Münster übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 HSG NRW in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Die in diesem Absatz genannte Rechtsgrundlage wird in den meisten Anwendungsfällen der Verwendung von Zoom X den Regelfall darstellen, beispielsweise bei der Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen.

Falls die Universität Münster für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom X Ihre Einwilligung einholt, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Zoom X für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Zoom X zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Universität Münster unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bezieht sich die Verarbeitung personenbezogener Daten mittels Zoom X auf die Daten von Beschäftigten der Universität Münster und dient der Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder der Durchführung organisatorischer, personeller oder sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 18 Abs. 1 DSG NRW als Rechtsgrundlage.

d) Empfänger*innen Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre oben genannten personenbezogenen Daten, werden an folgende Empfänger*innen innerhalb bzw. außerhalb der Universität Münster weitergegeben:

Empfänger*innen innerhalb der Uni Münster:

Empfänger*innen außerhalb der Uni Münster:

Telekom Deutschland GmbH
Unterauftragsverarbeiter der Telekom Deutschland GmbH

e) Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die Telekom Deutschland GmbH findet innerhalb von Deutschland statt. Der Unterauftragsnehmer der Telekom Deutschland GmbH, die „Zoom Video Communications Inc.“, erbringt ihre Leistungen an unterschiedlichen Standorten. Zwischen der Telekom Deutschland GmbH und der Zoom Video Communications Inc. wurde eine Datenschutzvereinbarung nach den EU-Standardvertragsklauseln getroffen. So wird auch außerhalb der europäischen Union/des europäischen Wirtschaftsraums den europäischen Anforderungen des Datenschutzes entsprochen. An die Zoom Video Communications Inc. werden dabei nur pseudonymisierte oder aggregierte Daten übertragen.

Bei der Erbringung des Dienstes setzt Zoom seinerseits genehmigte Unterauftragnehmer ein. Bei deren Einsatz gilt dasselbe Datenschutzniveau, wie das zwischen der Telekom Deutschland GmbH und Zoom vertraglich vereinbarte. Die geeigneten Garantien für die Wahrung der Rechte der Betroffenen (Art. 46 Abs. 1 DSGVO) sind durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.

f) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten, die wir im Rahmen Ihrer Nutzung von Zoom X verarbeiten, werden nach sieben Tagen anonymisiert. Die Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden.

Personenbezogene Daten, die für die Bereitstellung Ihres Zoom X Nutzer*innenprofils verarbeitet werden, werden gelöscht, wenn Sie das entsprechende Konto löschen.

Aufzeichnungen in die Zoom X Cloud werden dort nach sieben Tagen gelöscht.

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, werden Ihre Daten gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen.

4. Ihre Rechte als Betroffener
Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von der Universität Münster verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und ein Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de