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Ergänzende Datenschutzerklärung für die Nutzung des Kollaborationstools Confluence¹

Stand: 13.11.2024

Ergänzend zur allgemeinen Datenschutzerklärung der Universität Münster, gilt für die Nutzung des Kollaborationstools Confluence folgendes:

1. Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung des Kollaborationstools Confluence verarbeiten wir von Ihnen folgende Daten:

  1. Vorname und Nachname
  2. Nutzerkennung
  3. E-Mail-Adresse
  4. Erster Login-Zeitpunkt
  5. Letzter Login-Zeitpunkt
  6. Abschlussdatum von belegten E-Learning-Kursen
  7. bei Kursen mit Prüfung: Prüfungsergebnis: "bestanden" (oder "nicht bestanden")
  8. Daten, die Sie freiwillig in Ihrem Confluence-Profil angeben
  9. Letzte Bearbeitung/ Änderungen von Seiten

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen einen Zugriff auf Bereiche oder Seiten in Confluence zu geben. Sie erhalten aus Confluence generierte Benachrichtigungen per E-Mail bspw. wenn Sie auf einer Seite erwähnt wurden. Außerdem haben andere Nutzer die Möglichkeit Ihre Daten (bspw. Telefonnummer, weitere Kontaktmöglichkeiten, Position, Abteilung und Ort innerhalb der Universität, Foto), falls Sie welche eingetragen haben, aus dem Abschnitt „Profil“ zu entnehmen, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen.

Einige Daten (Vor- und Nachname, Nutzerkennung, Abschlussdatum, Prüfungsergebnis) werden für belegte Kurse gespeichert, damit Sie Ihre Kurshistorie abrufen können und damit bei Kursen mit Prüfungen Teilnahmebescheinigungen erstellt werden können. Hierzu werden die genannten Daten an das Fortbildungsportal weitergeleitet.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Universität übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e, Abs. 3 Satz 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW in Verbindung mit § 3 Abs. 1 HG NRW als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

4. Empfänger*innen Ihrer personenbezogenen Daten

Für die Bereitstellung von Confluence werden die personenbezogenen Daten von der CIT verarbeitet. Für die Erstellung von Teilnahmebescheinigungen werden die kursbezogenen, personenbezogenen Daten in das Fortbildungsportal des Dez 3.5 weitergeleitet.

5. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Scheidet ein*e Angehörige*r aus der Universität Münster aus, wird der Confluence-Account deaktiviert und persönliche Daten teilweise entfernt. Name und erstellte Inhalte bleiben erhalten. Da die im Confluence-Bereich mitwirkenden Nutzer*innen, insbesondere der*die Bereichsadministrator*in, nach den Confluence AGB für den Inhalt verantwortlich sind, ist es Ihre Aufgabe nicht mehr benötigte Inhalte des*der ausscheidenden Person zu löschen.

Falls ein*e Teilnehmer*in beim Ausscheiden aus der Universität Münster den expliziten Wunsch hat, dass seine*ihre Daten aus dem System entfernt werden, so ist dies möglich.

Die Daten zu belegten Kursen werden nach 36 Monaten gelöscht.

 

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¹Diese Datenschutzerklärung ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung der Universität Münster für Angebote, die nicht von der allgemeinen Datenschutzerklärung erfasst werden.