Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen (Mailinglisten)

Stand: 20.12.2018

1. Nutzerkreis

Der Dienst steht allen Projekten und Einrichtungen der Universität Münster oﬀen. Er darf nur für Zwecke, die im direkten Zusammenhang mit der Arbeit, der Forschung oder dem Studium an der Universität Münster stehen, genutzt werden. Verantwortlich für die jeweilige Mailingliste muss (mindestens) ein/e Angehörige/r der Universität Münster sein. Dies wird durch die Eintragung einer gültigen zentralen Nutzerkennung an der Universität Münster als Administrierende/r der Liste dokumentiert (genauer: durch die zur Nutzerkennung gehörende zentrale E-Mail-Adresse). Alumni dürfen nicht alleinige Administrierende von Listen sein. Der/die Administrierende der Liste ist selbst für die Aktualität und Gültigkeit der eingetragenen E-Mail-Adresse(n) verantwortlich.

2. Beantragung/Einrichtung

Die Beantragung einer Mailingliste erfolgt formlos per E-Mail bei dem/der Administrierenden des Listenservers (mailman@uni-muenster.de). In der E-Mail sind der gewünschte Name der Liste, der Zweck, das beantragende Projekt bzw. die Einrichtung, sowie der/die verantwortliche Administrierende mit seiner E-Mail-Adresse anzugeben. Aliase sollen hier nicht angegeben werden. Der Listenname muss (mindestens) ein Minuszeichen und darf keinen Punkt enthalten. Die Liste wird nach Erhalt und Prüfung des Antrags eingerichtet. Dabei erhält der/die Administrierende automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten. Bei der Ersteinrichtung einer Liste wird nur ein/e Administrierende/r eingetragen. Dieser kann später weitere Administrierende, auch mit nicht Universität Münster-Adressen, hinzufügen. Die Liste wird in einer Standardkonfiguration erstellt. Außer der Generierung der Liste erfolgt keine weitere Konfiguration der Liste durch das CIT. Die Konfiguration und der Betrieb der Liste erfolgt durch den/die eingetragene/n Administrierende/n. Das CIT steht aber zur Beratung bei der Konfiguration zur Verfügung.

3. SPAM- und Viren-Filterung

E-Mails an Mailinglisten bzw. an Dienstadressen, die zu den Mailinglisten gehören (-owner etc.), werden grundsätzlich nach SPAM und Viren untersucht. Erkannte SPAM und Viren werden dabei ohne weitere Benachrichtigung automatisch gelöscht. Mit der Nutzung des Listenserverdienstes erkennt der/die Administrierende diese Bedingungen an.

4. Empfängerlisten

4.1. Manuelle Eintragung

Abonnierende können sich selbst in Mailinglisten eintragen oder von dem/der Administrierenden der Liste eingetragen werden. Außer bei öﬀentlichen Listen, empﬁehlt es sich grundsätzlich die Abonnementanträge sowohl automatisch zu veriﬁzieren als auch von dem/der Administrierenden bzw. dem/der Moderierende/n bestätigen zu lassen. Die entsprechende Einstellung in der Liste wird standardmäßig bei der Erzeugung der Liste gesetzt.

4.2. Automatisch gepflegte Empfängerlisten

Neben der normalen manuellen Pﬂege der Abonnentenlisten, kann eine Liste auch alternativ automatisch mit den Mitgliedern einer oder mehrere Nutzergruppen gefüllt werden. In diesem Fall enthält die Liste aber ausschließlich Mitglieder der Gruppen, d.h. eine Mischung der beiden Methoden bei einer Liste ist nicht möglich. Die entsprechenden Nutzergruppen sind beim Listenantrag anzugeben.

Für den Fall der automatischen Provisionierung muss der/die Listenadministrierende allerdings einige Vorarbeiten leisten bevor die Befüllung mit Abonnenten erfolgen kann. Nachdem die Liste vom CIT eingerichtet wurde, muss der/die Administrierende entscheiden, ob neue Mitglieder eine Willkommensnachricht erhalten sollen. Ebenso kann er/sie einen Hinweis konfigurieren, dass das Abonnement nicht auf dem normalen Weg abbestellt werden kann, sondern dieses für automatisch gepfegte Listen über das IT-Portal im Unterpunkt E-Mail-Verteiler eingestellt wird. Ebenso sollte er/sie in der Listenkonfiguration die Abonnementregeln so einstellen, dass eine manuelle Eintragung nur nach Rückbestätigung durch den/die Administrierende erfolgt. Abonnementanträge sollten von dem/der Administrierenden abgelehnt werden, da das Abonnement ansonsten nach dem nächsten (script-gesteuertern) Provisionierungsdurchlauf wieder gelöscht würde. Es bietet sich an die Listen nicht über die Listenserverseite bekannt zu machen.

5. Moderation

Der/die Administrierende ist verpﬂichtet, dafür Sorge zu tragen, dass Moderationsanfragen regelmäßig bearbeitet werden. Er kann die Moderation an von ihm eingetragene Moderierende delegieren.

6. Archive

Sofern die Liste archiviert wird, ist der/die Administrierende verpﬂichtet, die Archive regelmäßig auf nicht erwünschte E-Mails zu überprüfen und diese zu löschen. Bitte beachten Sie unbedingt: Archive können öﬀentlich oder privat sein. Inhalte öﬀentlicher Archive sind über Suchmaschinen (Google etc.) auﬃndbar.

7. Löschung von Listen

Der/die Administrierende ist verpﬂichtet, dem CIT mitzuteilen, wenn eine Liste nicht weiter benötigt wird und gelöscht werden kann. Vor dieser Benachrichtigung müssen von dem/der Administrierenden alle Abonnierende der Liste entfernt werden. Danach wird die Liste inklusive der eventuell vorhandenen Archive vom CIT gelöscht. Die Benachrichtigung kann auch per signierter E-Mail erfolgen. Dann entfällt die Entfernung der Abonnierenden der Liste. Das CIT untersucht automatisiert mehrmals jährlich die Listen auf die Gültigkeit der Administrierenden-Kennungen bzw. -E-Mail-Adressen. Sollten hierbei Mailinglisten ohne gültige Adresse eines/einer Administrierenden aus der Domäne unimuenster.de gefunden werden, kann die Liste inklusive der evtl. vorhandenen Archive ohne weitere Benachrichtigung gelöscht werden.