Allgemeine Geschäfts- und Nutzungsbedingungen (Diensthandy)
Stand: 08.04.2024
1. Überlassung eines Smartphones / Rückforderung
Die Universität Münster überlässt der angestellten Person ein Diensthandy und eine SIM-Karte. Bedingung für die Überlassung eines Diensthandys ist die Zustimmung einer zeichnungsberechtigten mittelverantwortlichen Person, welche die mit der Nutzung des Gerätes verbundenen Kosten trägt. Diese Zustimmung ist von der beschäftigten Person vorab einzuholen.
Benötigt die beschäftigte Person aus dienstlichen Gründen ein teureres Gerät, ist die Zustimmung einer mittelverantwortlichen Person über die Kostentragung der Gesamtsumme erforderlich. Die beschäftigte Person hat, sofern sie grundsätzlich diensthandyberechtigt ist, außerdem die Möglichkeit, unabhängig vom dienstlichen Bedarf die Nutzungserlaubnis für ein rabattiertes höherwertiges Gerät auf eigene Kosten zu erwerben. Das Gerät bleibt jedoch in jedem Fall Eigentum der Universität Münster.
Die mit der Nutzung des Smartphone verbundenen Verbindungskosten trägt grundsätzlich der jeweilige Arbeitsbereich der Universität Münster, in dem der*die Arbeitnehmer*in beschäftigt ist, unter Beachtung der nachfolgend im Einzelnen beschriebenen Voraussetzungen und Ausnahmen.
Die Universität Münster behält sich das Recht vor, das Diensthandy entschädigungslos zurückzufordern.
2. Bestimmungen zur Nutzung des Diensthandys
2.1 Dienstliche (betriebliche) und private Nutzung
Das Diensthandy dient der dienstlichen Nutzung (Telefonie, Mail, Internet) durch den*die Arbeitnehmer*in. Private Telefonate sind gemäß den Bestimmungen der Dienstanschlussvorschrift NRW grundsätzlich nicht erlaubt, es sei denn, es wurde über die jeweilige Dienststelle der Universität Münster eine Flatrate gebucht.
2.2 Private Nutzungsoption des Diensthandys/Flatrate („TwinPhone“)
Auf Wunsch der beschäftigten Person kann der Nutzungsvertrag in einen Vertrag mit unbeschränkter Privatnutzung außerhalb der Dienstzeit unter Beachtung der besonderen Nutzungsbestimmungen bei Auslandsaufenthalten (siehe nachfolgend unter III.) umgewandelt werden („TwinPhone“). Hierfür ist das Einverständnis des*der Mittelverantwortlichen erforderlich, der*die die Kosten für das Diensthandy trägt. Bestimmte Diensthandys können von der privaten Nutzungsoption ausgeschlossen sein (z. B. als RFID-Scanner eingesetzte Geräte). Es besteht kein Anspruch auf die Privatnutzungsoption TwinPhone.
Bei Buchung der Option TwinPhone wird der beschäftigten Person ein monatlicher Pauschalbetrag in Höhe von 20% der Gesamtvertragskosten in Rechnung gestellt. Die Zahlung erfolgt monatlich über das Lastschriftverfahren zu Gunsten des CIT. Die Angabe der Kontoverbindung und die Erteilung des Lastschriftmandates erfolgt über das IT-Portal. Die beschäftigte Person hat für die ausreichende Deckung des Kontos zu sorgen. Für nicht erfolgreiche Buchungen, die die beschäftigte Person zu verantworten hat, wird eine Bearbeitungsgebühr von 10 € fällig zuzüglich zu den ggf. entstehenden Gebühren der Bank. Bleibt die angestellte Person binnen eines Jahres drei Mal bei den Zahlungen säumig und muss gemahnt werden, wird sie dauerhaft von der Nutzung von TwinPhone ausgeschlossen.
Bei Buchung von TwinPhone werden die Einzelverbindungsnachweise an die Universität Münster anonymisiert. Sofern die Geräte nicht selbst, sondern durch eine IV-Einheit der Universität Münster administriert werden, hat die angstellte Person das überlassene Diensthandy den Geräteadministrierenden auf Aufforderung zugänglich zu machen und vorher eigenverantwortlich (z. B. durch Verschlüsselung) ihre privaten Daten vor unerwünschtem Zugriff durch die Geräteadministratoren zu schützen.
TwinPhone beinhaltet eine Flatrate ins deutsche Festnetz und alle deutschen Mobilfunknetze sowie ein Datenvolumen (1 GB), danach erfolgt eine Drosselung der Geschwindigkeit. Die Nutzung des mobilen Datenvolumens für private Zwecke ist so zu beschränken, dass keine Einschränkungen für den dienstlichen Gebrauch entstehen. Sonderrufnummern, SMS, ankommende und abgehende Telefonate und Datenroaming im Ausland sowie Telefonate in ausländische Netze sind nicht enthalten.
Die Mindestvertragslaufzeit beträgt drei Monate. TwinPhone kann durch die beschäftigte Person mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende gekündigt werden und endet ohne gesonderte Kündigung mit dem Ausscheiden aus dem aktiven Dienst oder bei Beendigung des zu Grunde liegenden Diensthandyvertrages. Darüber hinaus kann TwinPhone durch die Universität Münster mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende gekündigt werden.
2.3 Nutzung des Diensthandys bei Auslandsaufenthalten
Bei Auslandsaufenthalten sollte die Datenübertragung (E-Mail, Internet, Push-Nachrichten) grundsätzlich nur über WLAN erfolgen und das Datenroaming deaktiviert sein. Wird aus dienstlichen Gründen eine Auslandsnutzung benötigt, sind eine vorherige Kontaktaufnahme mit dem CIT zwecks Beratung zur Kostenminimierung und ggfs. Zubuchung von Auslandsdatentarifoptionen sowie die Abstimmung mit dem Budget-/Kostenstellenverantwortlichen erforderlich.
2.4 Sorgfaltspflichten des Arbeitnehmers/ Geräteverlust
Zum Schutz der dienstlichen Daten sind die Empfehlungen zum dienstlichen Umgang mit Mobilgeräten anzuwenden. Insbesondere ist das Diensthandy mit einer Codesperre (PIN) zu sichern. Es ist untersagt, das Diensthandy und / oder die SIM-Karte Dritten zugänglich zu machen, zu verleihen usw. Die PIN-Nummer ist geheim zu halten. Die angestellte Person wird das Diensthandy einschließlich Zubehör pfleglich behandeln und die Arbeitgebenden über etwaige Störungen oder Schäden unverzüglich informieren. Bei grober Verletzung der Sorgfaltspflicht kann die Universität Münster eine Entschädigung fordern.
Der Verlust des Diensthandys ist dem CIT unverzüglich anzuzeigen und die SIM-Karte bei der Telekom unter der Rufnummer 0800 33 02828 zu sperren. Ist die Synchronisation des dienstlichen Uni Münster-Exchange-Kontos eingerichtet, sind zum Schutz der Vertraulichkeit diese Daten schnellstmöglich mittels Fernzugriff über das Outlook-Web Access zu löschen (remote wipe). Liegt dem Verlust des Diensthandys eine Straftat zugrunde oder ist dies jedenfalls zu vermuten, so ist die beschäftigte Person verpflichtet, bei der nächstgelegenen Polizeidienststelle Anzeige zu erstatten. Nach Verfügbarkeit wird der beschäftigten Person ein Ersatzgerät durch das CIT gestellt, sie hat jedoch keinen Anspruch auf ein gleichwertiges Gerät.
2.5 Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Die beschäftigte Person ist verpflichtet sich im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich das CIT zu informieren und das Diensthandy dem*der im Diensthandyantrag benannten Geräteadministrierenden oder dem CIT zwecks sicherer Datenlöschung zu übergeben. Etwaige Gerätesperren sind vorher zu deaktivieren. Andernfalls können Kosten anfallen, um das Gerät bei der Telekom freizuschalten. Diese werden dem*der Nutzer*in in Rechnung gestellt. Ist die angestellte Person selbst Geräteadministrierende*r, ist für eine korrekte Datenlöschung oder Verschrottung Sorge zu tragen, das Gerät geht in diesem Fall in den eigenen Besitz über. Die SIM-Karte ist in jedem Fall beim CIT zurückzugeben.
Das Gleiche gilt für sonstige Beendigungstatbestände (z. B. Aufhebungsvertrag); maßgeblich für die Pflicht zur Rückgabe ist hier das Datum, unter dem die auf Beendigung des Arbeitsverhältnisses gerichteten Erklärungen abgegeben wurden.
2.6 Steuerliche Hinweise
Es wird unterstellt, dass bei Buchung der Privatnutzungsoption die kostenfreie bzw. vergünstigte Überlassung des Diensthandys zu (auch) privaten Zwecken nicht als so genannter geldwerter Vorteil zu versteuern ist. Sollte sich die gesetzliche Lage insoweit ändern, hat die beschäftigte Person die durch die Überlassung des Diensthandys ausgelösten Steuern zu tragen.