Datenschutzerklärung für das WWU-Angebot zu "Quin" Chatbot
1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
Die verantwortliche Stelle im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Westfälische Wilhelms-Universität Münster (WWU),
vertreten durch den Rektor, Prof. Dr. Johannes Wessels,
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-0
E-Mail: verwaltung@uni-muenster.de
2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten
Die/Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist zu erreichen unter:
Stabsstelle Datenschutz
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-22446
E-Mail: Datenschutz@uni-muenster.de
3. Allgemeines zur Datenverarbeitung
a) Umfang der Datenverarbeitung
Die zu verarbeitenden Daten sind in drei Kategorien eingeteilt:
• Funktionsdaten
• Inhaltsdaten
• Diagnosedaten
Funktionsdaten
Alle eingegebenen Daten werden über die Plattform DialogBits verarbeitet. DialogBits ist eine Conversational AI (Artifizielle Intelligenz / Künstliche Intelligenz) Plattform zum webbasierten Erstellen und Veröffentlichen von Virtual Agents. Die Funktionsdaten sind im Besonderen für die Bereitstellung der implizierten E-Mail-Anfrage aus dem Chatbot an den universitären Support erforderlich. WWU-Kennung oder E-Mail-Adresse werden benötigt, um diese gesonderten Anfragen zu beantworten. Eine Einwilligung der abzufragenden Daten wird zuvor explizit eingeholt, sofern diese Funktion durch Sie genutzt wird.
Inhaltsdaten
Die Inhaltsdaten sind zum einen jene Fragestellungen und Antworten, die die Nutzenden eingeben und durch welche die KI (Künstliche Intelligenz) sich verbessern kann. Daten, die im Zuge der Feedbackfunktion eingetragen werden, dienen darüber hinaus der Evaluierung des Chatbots und somit ebenfalls der Verbesserung der KI.
Diagnosedaten
Die Plattform DialogBits der WebComputing GmbH führt Nutzerstatistiken, die für die Verbesserung des Chatbots eingesetzt werden. Diagnosedaten sind z.B. Anzahl der aufgerufenen Sessions, Anzahl der Nachrichten, eingegebene Suchbegriffe.
b) Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der oben genannten Daten dient dazu, KI basierte Antworten zu generieren. Darüber hinaus dienen die Eingaben der Bearbeitung von Support-Anfragen, sofern die E-Mail-Weiterleitung an den universitären Support aus dem Bot heraus genutzt wird.
c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (ggf. i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die WWU unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der WWU übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW, § 3 Abs. 1 HG NRW als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
d) Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der WWU weitergegeben:
- DialogBits ein Produkt der Web Computing GmbH
e) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden automatisch nach Beendigung und Ablauf der Testbotphase (Februar 2023) gelöscht, spätestens jedoch nach 365 Tagen. Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
4. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre von der WWU verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und ein Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Den Widerruf können Sie schriftlich oder per E-Mail bei allen unter den Ziff. 1 und 2 (siehe oben) dieser Datenschutzerklärung genannten Stellen erklären.
Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, z.B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
5. Weitere Informationen
Datenschutzerklärung von DialogBits, ein Produkt der Web Computing GmbH, finden Sie unter: https://www.dialogbits.com/faq/#datenschutz