Ergänzende Datenschutzerklärung für die Mitgliederverwaltung des Collegium Musicum Vocale / Universitätschor der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster über das admidio-Mitgliedersystem

Der Universitätschor bildet gemeinsam mit dem Studentischen Madrigalchor sowie dem Ensemble 22 das Collegium musicum vocale der Universität Münster und ist am Institut für Musikpädagogik angesiedelt. Der Chor ist darüber hinaus als nicht eingetragener Verein mit einem Vorstand als geschäftsführendem Organ organisiert.
Ergänzend zur allgemeinen Datenschutzerklärung der WWU gilt für die Mitgliederverwaltung des Collegium Musicum Vocale / Universitätschor der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (n. e. V.) Folgendes:

Umfang der Datenverarbeitung

Im Rahmen der Mitgliederverwaltung verarbeiten wir über das admidio-Mitgledersystem von Ihnen folgende Daten:

(1)    Nachname
(2)    Vorname
(3)    System-Benutzername
(4)    Anschrift
(5)    E-Mail-Adresse
(6)    Telefonnummer
(7)    Geburtstag
(8)    Geschlecht
(9)    Statusgruppe (Studienaktivität sowie zugehörige Mitgliedsart)
(10)    Matrikelnummer (bei Studienaktivität)
(11)    Studienfach (bei Studienaktivität)
(12)    Stimmlage
(13)    Daten zur Vereinsverwaltung (Status der Mitgliedschaft, Beginn und Ende der Mitgliedschaft, ggfs. Beurlaubung)

Zwecke der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu die Teilnahme am Universitätschor zu ermöglichen sowie die zugehörige Administration des Chores und des Chor-Geschehens incl. der Pflege eines E-Mail-Verteilers zum Versand entsprechender E-Mails zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die WWU unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen von Ihnen oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der WWU übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der WWU oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht das Interesse der WWU, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Dies gilt nicht, soweit die WWU bei der entsprechenden Verarbeitung hoheitlich tätig wird.

Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Auf die im admidio-System gespeicherten Daten haben die Mitglieder des Vorstandes sowie die Systemadministratoren vollumfänglichen Zugriff. Ihre personenbezogenen Daten werden darüber hinaus weder an weitere Empfänger innerhalb der WWU noch an weitere Empfänger außerhalb der WWU weitergegeben.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Mitgliedschaft im Universitätschor erhoben werden, werden bis zehn Jahre nach Mitgliedschaftsende gespeichert. Entsprechende Frist ergibt sich aus dem Sachverhalt, dass der Universitätschor Erleichterungen im Rahmen der Abgabenordnungen erhält (AO §148, Bewilligung von Erleichterungen), welches einen Nachweis über einen Zeitraum von 10 Jahren, geregelt durch die AO §147, Ordnungsvorschrift für die Aufbewahrung von Unterlagen, vonnöten werden lässt.
Ein Widerspruch zur Datenverarbeitung nach bereits erfolgter Zustimmung im admidio-System ist per E-Mail an vorstand-unichor@listserv.uni-muenster.de zu melden.

10 Jahre nach Mitgliedschaftsende ist es den Mitgliedern freigestellt, alle freiwilligen Angaben und Angaben in Pflichtfeldern ausgenommen den Feldern "Name, Vorname, Matrikelnummer, Stimmlage" eigenständig zu löschen (Angabe von Füllzeichen). Letztbenannte Daten werden für die Erstellung einer Chorhistorie bis zu 30 Jahre gespeichert. Von diesem Vorgehen abweichende Anträge auf Löschung können per E-Mail ermöglicht werden (Info bitte an vorstand-unichor@listserv.uni-muenster.de).

Profile von Bewerber*innen, welche im Bewerbungsverfahren ausscheiden, werden unmittelbar nach der Beendigung des Bewerbungsverfahrens dauerhaft gelöscht.

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Maßnahmen nach Datensicherheit Art. 32 DSGVO:

Das eingesetzte Mitgliedersystem admidio stellt zur Datenerfassung https-verschlüsselte Webformulare bereit, Daten werden lokal auf Systemen der WWU Münster in verschlüsselter und passwortgeschützer Form gespeichert.
Ansprechpartner für die Datenverarbeitung:

Collegium Musicum Vocale
Universitätschor der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster
Institut für Musikpädagogik
Philippistraße 2
48149 Münster
vorstand-unichor@listserv.uni-muenster.de

Stand: 30.10.2018