Verbuchung von Publikationskosten mit den Konten 689100 und 689110

Sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, 

auf dieser Seite finden Sie Informationen zur Buchung von Kosten für Publikationen aus Ihren Instituten in SAP.

Im zweiten Halbjahr 2023 wurde ein neues Sachkonto eingeführt, wodurch sich einige Verschiebungen in der Zuordnung von Kosten ergeben; zudem sollen die Texte, die eine Buchung begleiten, vereinheitlicht werden.

Was ändert sich mit der Einführung des neuen Sachkontos?

Bislang

Veröffentlichungskosten aller Art wurden mit dem Sachkonto 689100 verbucht.

Ab jetzt

  1. Die unterschiedlichen Veröffentlichungskosten werden aufgeteilt:
    • Die Kosten für Open-Access-Publikationen werden mit dem neuen Sachkonto 689110 verbucht,
    • die Kosten für Closed-Access-Publikationen sowie eventuelle Zusatzkosten werden weiterhin mit dem Sachkonto 689100 verbucht.
  2. Für die Buchungen wird ein normierter Text eingetragen, der aus dem Titel oder dem DOI der Veröffentlichung sowie dem Kostentyp besteht.

Warum?

Ziel dieser genaueren Buchungen ist eine verbesserte Kostentransparenz: Wie viel wird wofür bezahlt?
Das bisherige Verfahren erlaubt keine gesonderte Ausweisung der Kosten für Open-Access-Publikation. Zudem sind die Buchungstexte oft wenig aussagekräftig, wodurch eine Zuordnung zu den jeweiligen Publikationen kaum möglich ist.

Die Kostentransparenz ist nicht nur im Interesse des Rektorats, sondern auch eine Auflage der DFG; zudem profitieren das Forschungsportal und die ULB von den Daten.

Open Access & Closed Access

© art designer at PLoS,
modified by ULB (CC0)

Open Access bedeutet, dass eine Publikation für alle Leser*innen kostenfrei und dauerhaft verfügbar ist.
Erkennbar sind sie z. B. daran, dass die Texte mit einer Creative-Commons-Lizenz versehen sind, idealerweise mit "CC BY".

Closed-Access-Publikationen hingegen sind nur lesbar, wenn es ein Abo für die Zeitschrift gibt oder das Buch bzw. eBook gekauft wird.

Der DOI, mit vollständigem Namen "Digital Object Identifier", ist ein Identifikator für eine Publikation, also eine Art dauerhafte Adresse, vergleichbar mit einer ISBN für ein Buch oder einer ORCID iD für eine Person.

  • DOIs werden meist in Form einer URL zur Veröffentlichung angegeben, zum Beispiel: https://doi.org/10.1371/journal.pone.0198035
  • Der eigentliche DOI ist aber nur der Teil ab "10.xxx", also in diesem Fall 10.1371/journal.pone.0198035.
  • DOIs werden oft erst bei der Veröffentlichung eines Artikels oder Buches angelegt. Daher kann es sein, dass er zum Zeitpunkt der Zahlung der Publikationskosten eventuell noch nicht bekannt ist.

Weiterführende Informationen

Aufteilung der Kostentypen auf die beiden Konten

Die Kosten rund um Veröffentlichungen sollen zukünftig folgendermaßen aufgeteilt werden:

Sachkonto 689110 – neu

  • APCs = "Article Processing Charges/Costs" für Open-Access-Zeitschriftenartikel
  • BPCs = "Book Processing Charges/Costs" für Open-Access-Bücher
  • Zusatzkosten für Creative-Commons-Lizenzen (z. B. beim Verlag Optica)

Sachkonto 689100 – wie bisher

  • alle Kosten für Closed-Access-Publikationen
  • Zusatzkosten sowohl für Open Access als auch für Closed Access:
    • für Lektorat oder Übersetzung
    • für Satz/Layout
    • für die Einreichung einer Veröffentlichung ("Submission Fee")
    • für Überlänge ("Page Charge", "Excess Charge")
    • für Farbabbildungen ("Colour Charge")
    • für die Präsentation eines Artikels auf der Titelseite eines Zeitschriftenheftes ("Cover Charge")
    • für zugehörige Forschungsdaten ("Data Publication Charge")
  • Druckkostenzuschüsse für Closed-Access-Publikationen 

Buchungs-/Segmenttexte

Es gibt drei Informationen, die für die Zuordnung der Kosten zu einer Publikation wichtig sind:

  • der Titel der Publikation, 
  • der DOI,
  • der Typ der verbuchten Kosten.

Der Titel ist für das Eingabefeld für den Buchungstext oft zu lang; bitte verwenden Sie ggf. einen Kurztitel.

Wenn es zum Zeitpunkt der Zahlung bereits einen DOI für die Veröffentlichung gibt, geben Sie bitte statt des Titels den DOI an (ab "10./xxxx").

Für die Kostentypen haben wir Kürzel erstellt, die in der Tabelle unten aufgeführt und die für die automatisierte Auswertung der Buchungsdaten unentbehrlich sind.

Die Angabe im SAP-Feld "(Segment-)Text" setzt sich also wie folgt zusammen:

a) DOI ist noch nicht bekannt: Titel (ggf. gekürzt), Kostentyp-Kürzel
b) DOI ist schon bekannt: DOI, Kostentyp-Kürzel

Kostentyp-Kürzel Kostentyp
APC Article Processing Charge (tritt auch unter Bezeichnungen wie "Open Access Charge", "Open Access Publishing Fee" o.ä. auf)
BPC Book Processing Charge
CCL Creative-Commons-Lizenz
SubFee Submission Fee
PageCh Page Charge
ExcCh Excess Charge
ColCh Colour Charge
CovCh Cover Charge
DataCh Data Publication Charge
Lekt Lektorat
Übers Übersetzung
Satz Satz/Layout
Druckzs Druckkostenzuschuss

Sollte es bei den Publikationen aus Ihrem Institut weitere Typen geben, melden Sie sich bitte kurz bei der ULB, damit wir sie in die Liste mit aufnehmen können!

Beispiele

Ein Beispiel für eine Verbuchung mit dem neuen Sachkonto 689110:

Beispiel-Screenshot mit der Eintragung: 10.1371/journal.pone.0198035, APC
© ULB

Ein Beispiel für eine Verbuchung mit dem Sachkonto 689100:

  • Artikel-Titel: "Neural correlates of consciousness in an attentional blink paradigm with uncertain target relevance"
  • DOI: zum Zeitpunkt der Buchung noch nicht bekannt
  • Kostentyp: Colour Charge (fiktives Beispiel)
  • » Buchungstext: Neural correlates of consciousness, ColCh
Beispiel-Screenshot mit der Eintragung: Neural correlates of consciousness, ColCh
© ULB

Tipps zur SAP

Warengruppen für die Konten

Für Bestellungen über SAP stehen zwei Warengruppen für Veröffentlichungen zur Verfügung:

© SAP

Die Angabe dieser Warengruppen führt nach Auflösung des Obligos automatisch zur Vorerfassung der Rechnungen mit dem Sachkonto 689100 / Veröffentlichungen (WG 09008) bzw. 689110 / VeröffentlichungenOA (WG 09009).

Bei der Prüfung der Rechnungen in der xSuite sind diese Sachkonten anschließend bereits sichtbar und müssen nur noch bestätigt werden.

 

Rechnungen ohne SAP-Bestellbezug / Kontierung direkt in der xSuite

Bei der Prüfung der Rechnungen in der xSuite müssen die Sachkonten entsprechend im Feld „Sachkonto“ händisch eingegeben oder in der Werteliste des Felds angefordert und bei Anzeige übernommen werden.

Die Bezeichnung im Feld „Kurztext“ erscheint bei der Vergabe des Sachkontos automatisch.

Die Sachkonten sind in der Werteliste folgendermaßen hinterlegt:

Sachkonto Kurztext
689100     Veröffentlichungen
689110     VeröffentlichungenOA

Kontakt

Bei Fragen zu Open/Closed Access und Kostentypen wenden Sie sich bitte an

Dr. Viola Voß oder Jessica Thomas
Tel.: +49 (0)251 83-25556 bzw. 83-24063
E-Mail: openaccess@uni-muenster.de

Bei Fragen zur Buchung in SAP wenden Sie sich bitte an

Andreas Rafalski
Tel.: +49 (0)251 83-24024
E-Mail: openaccess@uni-muenster.de