• Applicant

    Requesting an additional user ID for IT administration in the IT portal

    Log in to the myNWZ IT portal with your user ID.

    In the left vertical navigation, select: WWU ID (account) and group memberships > Additional WWU ID or click this direct link.

    Fill out the Application for new WWU ID:

    Personal or non-personal: Personal
    Role (function): administrator
    User group: p0admin = IT-Administratoren im NWZ / Ivv-4 Naturwissenschaften

    Click "Continue".

    Requesting an additional user ID for IT administration in the IT portal
    © IVV Naturwissenschaften

    Justification for the additional user ID

    Detailed justification for the additional WWU ID
    Under "Detailed justification (no more than 250 characters)", make reference to the "IT Administration in IVV Natural Sciences" application you sent to the IVV Hotline, e.g.:

    IT Administration in IVV Natural Sciences dated 05.10.2022 for p2exampl.

    Specify the admin group for which you are requesting the ID. If you make several requests for different admin groups, you only need to apply for one additional user ID for groups of 1 (W-account) and 2 (Y-account).

    Confirmation
    Choose a "User group leader" from the list to confirm your application:

    ivvnwz = Fachbereiche 11, 12, 13 Ivv4-Naturwissenschaften

    Click on "Send application now".

    Justification for the additional user ID
    © IVV Naturwissenschaften

    Application saved and sent for Confirmation

    You get a confirmation, that your application has been saved and sent for conformation to the user group leader.

    Application saved and sent for Confirmation
    © IVV Naturwissenschaften

    Copy of the application by email

    You will also receive a copy of the email with the application that was sent to the group leaders for approval.

    Copy of the application by email
    © IVV Naturwissenschaften

  • IVV Natural Sciences

    Benachrichtigung über neuen Antrag per Email

    Die Benachrichtigung über den Eingang des Onlineantrags erfolgt im WWUcase OTRS-Ticketsystem.

    Benachrichtigung über neuen Antrag per Email
    © IVV Naturwisenschaften

    Tickets im OTRS WWUcase

    Dort können die beiden Tickets (IT-Portal Antrag für p0admin, IT-Administration IVV Naturwissenschaften Antrag mit Anlagen) zusammengefasst werden. Dazu merken Sie sich die WWU# des Tickets "Antrag IT-Administration IVV Naturwissenschaften", im Beispiel: JJJJMMTT0002 und öffnen das Ticket mit dem "IT-Portal: Antrag ...".

    Tickets im OTRS WWUcase
    © IVV Naturwisenschaften

    Ticket mergen

    Wählen Sie unter Miscellaneous Merge.

    Ticket mergen
    © IVV Naturwissenschaften

    Ticketnummer des anderen Tickets eintragen

    Tragen Sie die gemerkte Ticketnummer unter "Merge to WWU#" ein und klicken Sie auf [v] Submit.

    Ticketnummer des anderen Tickets eintragen
    © IVV Naturwissenschaften

    Ge-merge-te Tickets

    Die Inhalte beider Tickets werden nun in einem Vorgang angezeigt. Durch klicken auf den Artikel mit dem IT-Portal Antrag können Sie nun diesen bearbeiten.

    Ge-merge-te Tickets
    © IVV Naturwissenschaften

    WWUben über den Link im Antrag aufrufen

    In der Email mit dem Antrag finden Sie den Link um die WWUben zur Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags K aufzurufen, z.Zt. https://www.uni-muenster.de/IT-Portal/wwuben/. Öffnen Sie diesen im Browser.

    WWUben über den Link im Antrag aufrufen
    © IVV Naturwissenschaften

    WWUBEN Antrag K (Nutzerkennungsanträge) bewilligen

    Sofern noch keine passende administrative Kennung besteht, kann der Antrag K bewilligt werden, andernfalls ist er abzulehnen.

    Wählen Sie dazu "Antrag K (Nutzerkennungsanträge) bewilligen / ablehnen". Ein klicken auf "Weiter ist nicht erforderlich.

    WWUBEN Antrag K (Nutzerkennungsanträge) bewilligen
    © IVV Naturwissenschaften

    Antrag zum Bewilligen oder Ablehnen auswählen

    Wählen Sie den oder die zu bewilligenden oder abzulehnden Anträge aus, wählen Sie die entsprechende Aktion und klicken Sie auf "Weiter".

    Antrag zum Bewilligen oder Ablehnen auswählen
    © IVV Naturwissenschaften

    Übertragen Sie die Informationen aus dem "IT-Administrator IVV Naturwissenschaften"-Antrag in den Vermerk des Bearbeiters:

    Administrative Kennung: nicht vergebene W- oder Y-Kennung aus der persönlichen Kennung ableiten.

    Projektgruppe: p/q/r/s/x0... (die IVV ist hier nicht Projektleiterin, wurde über den Antrag "IT-Administrator IVV Naturwissenschaften" aber autorisiert diese Mitgliedschaft eintragen zu lassen.)

    Admingruppe: p/q/r/s/x2... (korrespondierend zur Projektgruppe, von dieser Gruppe ist die IVV Projektleiterin. Sollte die Gruppe noch nicht existieren, muss sie vom Identitätsmanagement gemäß der Bearbeitungshinweise auf dem Antrag "IT-Administrator IVV Naturwissenschaften" angelegt werden.)

    Zusatzgruppe: p0admin (Die Gruppe für die die zusätzliche Kennung beantragt wurde.)

    Persönliche Kennung: die Kennung, die die zusätzlichen Kennung beantragt hat

    Zusatzgruppe: z2ivv4 (Zugang für die persönliche Kennung zu Information auf der Webseite.)

    Z.B.:
    Administrative Kennung: yfmita06
    Projektgruppe: p0exampl
    Admingruppe: p2exampl
    Zusatzgruppe: p0admin

    Persönliche Kennung: fmita_06
    Zusatzgruppe: z2ivv4

    © IVV Naturwissenschaften

    Bestätigung der Bewilligung

    Klicken Sie auf Weiter und schliessen Sie den Browsertab.

    Bestätigung der Bewilligung
    © IVV Naturwissenschaften

  • Identitymanagement

    1. User ID and Group Memberships

    When setting up a new administrative user ID or extending an existing user ID to another admin group, the following steps must be checked or performed:

      1. Assigning administrative user ID

    The administrative user ID starts with W (1-Group) or Y (2-Group) or BIO, CHE, PHY or NWZ + function-specific prefix (2-Group, Department or IVV administrator). Concatenated is the personal user ID and then shortened to a maximum of 8 characters (by omitting the "_" and/or truncating, numbering in case of ambiguities).

    Example:

    personal user ID

    muster

    muster

    muster

    muster

    Admin Group

    p1beispi

    p2beispi

    p2exampl

    r2exampl

    Administrative user ID

    wmuster

    ymuster

    nwzemust

    bioemust
      1. Grant project group access to administrative user ID

    Only when a new administrative user ID is created by WWU-IT.

    Example:

    Administrative user ID

    wmuster

    ymuster

    nwzemust

    bioemust

    Project Group

    p0beispi

    p0beispi

    p0exampl

    r0exampl
      1. Grant admin group access to administrative user ID, as an additional group

    Example:

    Administrative user ID

    wmuster

    ymuster

    nwzemust

    bioemust

    Admin Group as additional group

    p1beispi

    p2beispi

    p2exampl

    r2exampl
      1. Grant auxiliary group p0admin access to administrative user ID

    Example:

    Administrative user ID

    wmuster

    ymuster

    nwzemust

    bioemust

    auxiliary group

    p0admin

    p0admin

    p0admin

    p0admin
      1. Grant group z2ivv4 access to personal user ID

    Example:

    Personal user ID

    muster

    group

    z2ivv4
    1. User Group Leadership

    If a new admin group has to be created, please note the following regarding the group leadership:

      1. Active user group leader, responsible for finances and user group leaders

    The following must be entered here in deviation from the user group leader of the project group:

    ID

    Status

    tgfnwz

    F
      1. Active user group leader, processes membership applications, responsible for user group leaders

    The following must be entered here in deviation from any user group leaders of the project group:

    ID

    Status

    adamh

    V
      1. No other user group leaders (status F, V, A, H or X) may be entered.