Informationen für Einrichtungen der Universität Münster

Grundsätzlich sind die Einrichtungen der Universität Münster verpflichtet, sämtliches Schriftgut (analoge und elektronische Informationsträger), das sie nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten. Bitte prüfen Sie zunächst, ob und ggfs. welche Aufbewahrungsfristen in Ihrer Organisationseinheit zu beachten sind. In Frage kämen durch Rechtsverordnung (Gesetze, Erlasse) festgelegte Fristen oder Universitäts‐ bzw. einrichtungsinterne Regelungen. Für die Universitätsverwaltung und die Organisationseinheiten, für die auch die Geschäftsordnung der Universitätsverwaltung gilt, ist die Richtlinie über Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut für die Universitätsverwaltung der Universität Münster (2016) (Schriftgutlinie) maßgeblich.

Nach der Anbietung des Schriftgutes entscheidet das Universitätsarchiv über die Archivwürdigkeit (sog. „Bewertung“). Die Unterlagen werden danach entweder übernommen oder zur Vernichtung freigegeben. In jedem Fall sollte die Vernichtung von Schriftgut datenschutzgerecht erfolgen. Bei der praktischen Durchführung der Vernichtung sind wir gern behilflich.

Unsere Mitarbeiter*innen kommen auch gern zu Ihnen, um Sie vor Ort in Ihrer Einrichtung zur Schriftgutverwaltung und zur Aussonderung von Schriftgut zu beraten.

Rechtsgrundlagen für die Anbietungspflicht von Schriftgut sind das Archivgesetz NRW (2010) und die Ordnung des Universitätsarchivs der Universität Münster (2002/2004).