MOVE bringt Schwung in die Verwaltung

"Um substanzielle Veränderungen zu erreichen, braucht man einen langen Atem", sagt Kanzlerin Dr. Bettina Böhm. Doch bereits nach kurzer Zeit sind die ersten Erfolge von MOVE sichtbar: Die "moderne Verwaltung" nimmt Konturen an. Kleine Veränderungen, die von den Mitarbeitern in zentraler Verwaltung und in den Fachbereichen angeregt wurden, konnten sofort realisiert werden – beispielsweise die Benennung von Ansprechpartnern für HIS-LSF, die Schaffung einer gemeinsam Plattform für die Bereitstellung von Druckvorlagen oder die Überarbeitung des Intranetangebots.

Viele weitere einzelne Maßnahmen wurden bereits erfolgreich umgesetzt. Dazu gehört die Bereitstellung von Kartenmaterial und Lageplänen im Inter- und Intranet, ein vereinfachtes Verfahren für Devisenauszahlungen, der Verzicht auf Telefonabrechnungen in schriftlicher Form oder die Vereinfachung des Verfahrens für die elektronische Bereitstellung von Sitzungsunterlagen. "Fast jeden Tag erreichen uns Reaktionen von Mitarbeitern. Dabei ist die Beteiligung unterschiedlicher Art. Neben zahlreichen Vorschlägen und dem Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten durch Mitarbeiter aus dem zentralen und dezentralen Bereich, gibt es auch viele Engagierte, die selbst aktiv an Veränderungen mitwirken wollen", sagt Böhm erfreut. Häufig handele es sich bei den Anregungen um einfache Kommunikationsprobleme, die schnell ausgeräumt werden können.

Drei umfangreiche Projekte beschäftigen derzeit das Team um Projektleiterin Elisabeth Bernemann. Bis Mitte dieses Jahres soll ein Konzept stehen, um  die Verwaltung der Hilfskräfte deutlich zu vereinfachen. Die Vergabe von Hörsälen und Seminarräumen soll bis Ende 2006 durch klare Zuständigkeiten, transparente Vergabeverfahren und die Nutzung von HIS-LSF effizienter und komfortabler werden. "Das ist das Ziel von MOVE: Eine Vereinfachung aus der Verwaltungssicht führt zu einer besseren und schnelleren Betreuung aller Mitglieder der Universität, die die Verwaltung als Dienstleister in Anspruch nehmen", so Böhm.

Die Kordination der zentralen und dezentralen Pressearbeit hat durch MOVE einen organisatorischen Rahmen bekommen, in dem beispielsweise regelmäßige Weiterbildungen für die in den Fachbereichen mit PR-Aufgaben betrauten Mitarbeiter angeboten werden. Darüber hinaus ist ein Projektseminar der Wirtschaftsinformatik unter der Leitung von Prof. Jörg Becker zum Abschluss gekommen, das MOVE unterstützt. Ergebnis der intensiven Arbeit ist eine Software, die unter anderem eine größere Transparenz in die Verantwortlichkeiten der Verwaltung bringen wird und mit Hilfe eines Dienstleistungskatalogs das einfache Finden des richtigen Ansprechpartners ermöglicht.

"Für MOVE selbst gibt es kein definiertes Ende. Der Entwicklungsprozess insgesamt ist aus meiner Sicht zeitlich nicht begrenzt. Besser können wir immer werden!", ist die Kanzlerin überzeugt. Zudem habe sich im Vergleich zur bisherigen Entwicklung das Tempo, in dem Neuerungen eintreten und umgesetzt werden müssen, noch deutlich erhöht: "Grundlegende Veränderungen wie das Hochschulfreiheitsgesetz zeigen uns, dass eine systematische Herangehensweise notwendig wird, um diese Herausforderungen bewältigen zu können."