Datenschutzerklärung

1. Projekt/Anlass:

Datenschutzerklärung für das Universität Münster-Angebot zu Microsoft 365.

 

 

2. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Universität Münster,
vertreten durch den Rektor, Prof. Dr. Johannes Wessels,
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-0
E-Mail: verwaltung@uni-muenster.de

 

 

3. Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Nina Meyer-Pachur
Schlossplatz 2, 48149 Münster
Tel.: + 49 251 83-22446
E-Mail: Datenschutz@uni-muenster.de

 

4. Allgemeines zur Datenverarbeitung

a) Umfang der Datenverarbeitung

 

Die zu verarbeitenden Daten sind in drei Kategorien eingeteilt:

• Funktionsdaten
• Inhaltsdaten
• Diagnosedaten

Funktionsdaten:

Die Funktionsdaten sind für die Bereitstellung der Dienste erforderlich. Vorname, Nachname, Status (Student oder Mitarbeiter), Entra-Account (kennung@on.wwu.de) mit dem zugehörigen Entra-Passwort werden nach Microsoft Entra übertragen. Mit dem Entra-Account können Sie sich an den Microsoft-Webseiten anmelden.

Inhaltsdaten:

Die Inhaltsdaten sind die eigentlichen Inhalte der Dokumente, Präsentationen, etc. Sofern Sie die Datenspeicherung in der Microsoft Cloud oneDrive nutzen möchten, beachten Sie bitte die Cloudrichtlinie der Universität Münster.

Diagnosedaten:

Office-Produkte sammeln Nutzerstatistiken, die laut Microsoft für die Verbesserung der Produkte eingesetzt werden. Diagnosedaten sind z.B. Nutzer-ID, die Nutzungsdauer einzelner Dienste.

 

Die Verarbeitungen sind in drei Kategorien eingeteilt:

• Office Apps (Workstation und Laptops)
• Mobile Office Apps (Smartphone und Tablet)
• Online Office (Web-Seiten)

Office Apps:

Bei den Office Apps werden die Funktionsdaten für den Download und die Lizensierung des Produkts auf dem Rechner verwendet. Die Inhaltsdaten können lokal auf dem Rechner oder ggf. in der Microsoft Cloud gespeichert werden.

Mobile Office Apps:

Die Softwarebereitstellung geschieht durch die App-Stores der Plattform. Die Funktionsdaten werden für die Lizensierung und die Anmeldung an der Microsoft Cloud verwendet. Die Inhaltsdaten können in der Microsoft Cloud oder auf dem Mobilgerät gespeichert werden.

Online Office:

Die Office-Anwendung wird als Web-Seite dargestellt. Es wird keine Softwareinstallation durchgeführt. Die Funktionsdaten werden für die Anmeldung genutzt. Die Inhaltsdaten werden in der Microsoft Cloud gespeichert.

 

 

b) Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Ihnen Arbeitsplatz-Umgebungen mit Microsoft Office Produkten zur Verfügung zu stellen.

c) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

 

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (ggf. i.V.m. § 18 Abs. 1 DSG NRW) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Universität Münster unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der Universität Münster übertragen wurde, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW, § 3 Abs. 1 HG NRW als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

 

d) Weitere Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

 

Ihre erhobenen personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Universität Münster weitergegeben:

• Microsoft Ireland Operations Limited

 e) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nach den Richtlinien von Microsoft automatisch nach Beendigung und Ablauf der Karenzzeit gelöscht. Laut Microsoft ist das zur Zeit nach spätestens 180 Tagen.
Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, werden die Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

 

5. Ihre Rechte als Betroffener

 

Wenn die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie ein Recht auf Auskunft über Ihre von der Universität Münster verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), ein Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 16 DSGVO), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).

6. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Außerdem haben Sie das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, z.B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

 

Weitere Informationen

 

Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Informationen zu Diagnosedaten:
https://docs.microsoft.com/de-de/deployoffice/privacy/required-diagnostic-data

Microsoft Support:
https://support.microsoft.com/de-de/office