Frage:
Mit Erstaunen musste ich zu Beginn der Woche zur Kenntnis nehmen, daß die Erstellung eines Ersatzausweises 10 Euro kostet. Ist im Rahmen der Studiengebührenordnung und den hoffentlich in Zukunft auch der ZB Medizin vermehrt zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln eine Absenkung dieser Gebühr auf ein den Herstellungskosten eher angepasstes Niveau von weniger als den umgerechnet aktuellen 20 Mark zu rechnen? Mir ist bewusst, daß mir für den durch mich durch Verlust des Ausweises verschuldeten Mehraufwand ihrer Mitarbeiter eine Zahlung nicht erspart werden kann, bin aber nicht in der Lage die Höhe der Gebühr nachzuvollziehen.
Antwort:
Die Gebühr für den Ersatzausweis ist eine landesweit einheitlich geregelte Gebühr, die wir so erheben müssen:
Zur Abgeltung des Verwaltungsaufwandes bei der Bearbeitung von Verlust-, Schadens- oder Nichtrückgabefällen erheben die Einrichtungen nach § 30 Absatz 1 Hochschulgesetz eine Verwaltungsgebühr. Die Verwaltungsgebühr […] beträgt […] für die Zweitausstellung eines Benutzerausweises 10,00 Euro und bei Verlust, Beschädigung oder Nichtrückgabe eines Mediums 25,00 Euro.“ (§2 Abs. 1b GebO-IKM NRW).
Herr Rosenberger, der Leiter der Benutzungsabteilung der ULB schreibt weiter:
Diese Begründung ist zugegeben formal und inhaltlich zunächst nicht befriedigend. Deshalb muss ich den „Verwaltungsaufwand“ in einer zweiten Begründung noch etwas näher erläutern: Die Erstellung eines Ersatzausweises ist zwingend mit eine Änderung der Benutzernummer verbunden, damit der verlorene Ausweis mit der alten Nummer ungültig wird und nicht zu Ihrem Schaden missbräuchlich genutzt werden kann. Bei der Bearbeitung von Verlustfällen müssen u.a. und je nach Art des Verlustfalls viele, bisweilen sogar sämtliche der folgenden Tätigkeiten erledigt werden; diese Tätigkeiten laufen dabei meist im Hintergrund und deshalb für Sie nicht sichtbar ab, bedeuten jedoch für unsere Mitarbeiter die eigentliche Arbeit:
Bei einem Ersatzausweis
– Sämtliche bereits entliehenen Bücher werden von der alten Kontonummer auf die neue umgebucht.
– An sämtlichen Ablagestellen der Zweigbibliotheken und der Zentralbibliothek (Buchausgabe der Leihstellen, im Lesesaal und im Handschriftenlesesaal der Zentralbibliothek) muss überprüft werden, ob für Sie Bücher bereitliegen; diese müssen ggf. in das mit Ihrem neuen Ausweis gekoppelte Ablagefach umgelegt werden.
– Bei Fernleihen, die noch in Bestellung sind, muss ebenfalls die Änderung der Benutzernummer nachvollzogen werden, damit im Falle der Lieferung die richtige Zuordnung möglich ist.
– Etwaige Gebührenzahlungen über die Uni-Kasse müssen ebenfalls der neuen Nummer zugeordnet werden können, was das Führen einer entsprechenden Konkordanz bedeutet.
Bei einem verlorenen Buch
– In jedem Verlustfall erfolgt zu Ihrer Sicherheit eine Überprüfung, ob das verlorene Buch sich nicht doch an seinem Standort befindet.
– Das verlorene Buch wird auf Ihrem Konto als Verlust gebucht, damit für Sie keine (weiteren) Fristüberschreitungsgebühren anfallen.
– Eventuelle Vormerker auf das verlorene Buch werden benachrichtigt, dass das verlorene Buch bis zum Zeitpunkt der Ersatzbeschaffung nicht zur Verfügung steht.
– In Buchhandelsverzeichnissen und ggf. Antiquariatsverzeichnissen wird ermittelt, ob, wo und zu welchem Preis das verlorene Buch noch lieferbar ist. Bei älteren Titeln und insbesondere bei Lehrbuchliteratur muss dabei auf eventuell verfügbare neuere Auflagen geachtet werden.
– Bei nicht mehr lieferbaren Titeln wird ein externer Dienstleister mit der Reproduktion des Titels als Kopie beauftragt.
– Falls der Verlierer das Buch nicht selber besorgt oder besorgen kann, führt die ULB die Bestellung durch. In diesem Fall bezahlt die ULB die Lieferung im Voraus und stellt den entsprechenden Betrag dem Verlierer anschließend in Rechnung.
– Wenn das Ersatzexemplar in der ULB eingetroffen ist, wird die Verlustbuchung auf Ihrem Konto storniert.
– Falls das Ersatzexemplar mit dem verlorenen Exemplar nicht identisch ist (d.h. bei neueren Auflagen oder bei Reproduktionen), muss der Katalog der ULB entsprechend korrigiert werden.
– Das Ersatzexemplar muss buchbinderisch bearbeitet werden (Signaturschild, Buchungsetikett).
Sie sehen, dass es mit der Ausstellung des Ersatzausweises oder dem Aufkleben eines Signaturschilds allein nicht getan ist, und dass angesichts der vielfältigen Hintergrundarbeiten die Verwaltungsgebühr von 10,- bzw. 25,- EUR durchaus gerechtfertigt ist. Ich hoffe, Ihnen auf Ihre Frage eine befriedigende Antwort gegeben zu haben.