Frage:
Gibt es in Refworks, dem Literaturverwaltungsprogramm der Universität Münster, die Möglichkeit, dass mehrere Benutzer, Doktoranden, gleichzeitig auf die Referenzen, die ich vorbereitet habe, zugreifen? Wenn Ja, wie funktioniert es? Kann man eine zentrale Referenzen-Databank in Refworks einlegen?

Antwort:
Elisabeth Sawatzky von der ULB Münster antwortet wie folgt: Es gibt drei Möglichkeiten, wie mehrere Nutzer auf eine RefWorks-Datenbank zugreifen können:

1. Sie können für Ihr RefWorks-Konto ein Read-Only-Kennwort einrichten. Teilen Sie Ihren RefWorks-Nutzernamen und dieses Kennwort anderen Personen mit. Mit diesem Kennwort kann man die Referenzen lesen, exportieren und ein Literaturverzeichnis erstellen. Die Referenzen können aber nicht bearbeitet werden. Die Einrichtung eines Read-Only-Kennwortes können Sie unter „Tools > Benutzerinformationen aktualisieren“ vornehmen.

2. Mit der Funktion „RefShare“ können die Ihre gesamte RefWorks-Datenbank oder einzelne Ordner freischalten. Diese werden dann für einen autorisierten Personenkreis im Internet frei verfügbar sein. In Navigationsmenü „Ordner > Ordner freigeben“ bestimmen Sie, welche Ordner sichtbar und welche Funktionen verfügbar sein sollen. Die daraufhin erzeugte URL teilen Sie Ihren Kollegen mit. Ihre Referenzen bleiben auch in diesem Fall für andere unantastbar. Jede Änderung, die Sie selbst an einer Referenz in Ihrer Datenbank vornehmen, wird für andere sofort sichtbar. Der Vorteil bei diesem Verfahren ist der, dass andere Nutzer keinen eigenen RefWorks-Account benötigen um Ihre Referenzen sehen zu können. Die Freigabe kann jederzeit zurückgenommen werden.

3. Für eine Projekt- oder Arbeitsgruppe können Sie einen eigenen RefWorks-Account einrichten. In diesem Fall stellt ein Mitarbeiter seine Uni-E-Mail-Adresse für die Anmeldung zur Verfügung, der Nutzername und das Kennwort werden allen Kollegen mitgeteilt (in Ihrem Fall teilen Sie Ihre Zugangsdaten allen berechtigten Personen mit). So hat jeder, der die Zugangsdaten kennt, vollen Zugriff auf eine (Ihre) RefWorks-Datenbank und kann die Referenzen und Ordner verändern. Hier sind Absprachen nötig (z.B. Namenskürzel oder kurze Notiz im Datensatz u.ä.), damit man nachvollziehen kann, wer einen Datensatz zuletzt bearbeitet hat.