E-Mail-Formular

Mit dem Formularmodul erstelltes Beispielformular
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Mit dem Flex-Modul „Formular“ können Sie ein einfach aufgebautes E-Mail-Formular erstellen, mit dem Leser*innen eine E-Mail verfassen und an einen festgelegten Empfänger senden können, beispielsweise für eine Newsletter-Anmeldung oder für Fragen zu einem konkreten Thema.

Das Modul beruht auf den Vorgaben und der Technik des CGI-Programms „Mailback“.

Hinweis:
Das mit dem Flexmodul erstellte Formular erzeugt beim Absenden lediglich eine Text-E-Mail und übergibt das Ergebnis auch als HTML-Text an eine (optionale) Ergebnisseite. Eine serverseitige Weiterverarbeitung der Daten, z. B. in einer Datenbank, ist nicht möglich!

Grundfunktionen und Darstellung

Das Modul "E-Mail-Formular" enthält vier Standard-Eingabefelder sowie die Möglichkeit beliebig viele Zusatz-Eingabefelder hinzuzufügen. Zusätzliche Optionen erweitern die Möglichkeiten beim inhaltlichen/strukturellen Aufbau des Formulars.

Die Optik der Formulare ist einfach und kompakt gehalten: alle Eingabefelder werden grundsätzlich untereinander angezeigt und gehen über die eingestellte Breite des Moduls. Die Bezeichnung steht oberhalb des Eingabefeldes bzw. rechts daneben (Checkbox).

Diese grundsätzliche Gestaltung ist nicht konfigurierbar. Ebenso ist es nicht möglich, Grafiken oder andere Textbausteine in das Formular oder zwischen die Felder einzubauen.

  • Standardfelder

    Ausgabe Formular-Modul: Formular mit Standardfeldern
    Einfaches Formular, erstellt mit dem Formular-Modul. Enthält die Standardfelder Betreff, Name, E-Mail-Adresse und E-Mail-Text.
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    Das Formular-Modul hat folgende Standardfelder:

    • Betreff (ausblendbar)
    • Name
    • E-Mail-Adresse
    • Text (ausblendbar)

    Der Betreff und das Text-Feld können in den erweiterten Optionen ausgeblendet (versteckt) werden. In dieser Minimalkonfiguration werden nur die Felder Name und E-Mail-Adresse angezeigt.

    Diese Einstellungen können z. B. für Formulare sinnvoll sein, wo der Betreff feststeht und von den Nutzer*innen auch keine lange Texteingabe benötigt wird, aber andere Zusatzfelder - wie Checkboxen oder Datumseingaben - ausgefüllt werden sollen:

    Ausgabe Formular-Modul: Formular mit Standardfeldern
    In der Minimalkonfiguration enthält das Formular die Standardfelder Name und E-Mail-Adresse. Das Betreff- und das E-Mail-Text-Eingabefeld wurden ausgeblendet.
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  • Zusatzfelder

    Ausgabe Formular-Modul: Zusatzfelder
    Die acht Zusatzfelder-Typen, darunter Datum, E-Mail-Adresse, Checkbox usw.
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    Zusätzlich zu diesen vier Standard-Eingabefelder können über die Blockfunktion weitere Formularfelder angelegt werden. Dafür stehen insgesamt acht verschiedene Eingabefelder-Typen zur Verfügung:

    • Textfeld
    • Textarea
    • Checkbox
    • Datumsfeld
    • E-Mail-Feld
    • Zahlenfeld
    • Telefonnummern-Feld
    • Verstecktes Feld

    Mehr Informationen zu den Feldtypen finden Sie unter dem Punkt "Zusatzfelder Einstellungen".

  • Hinweis zur Darstellungsreihenfolge

    Die Standard-Eingabefelder haben festgelegte Positionen im Formular:

    • Der Betreff (sofern sichtbar), der Name und die E-Mail-Adresse werden stets oben im Formular angezeigt,
    • das Textfeld (sofern sichtbar) wird immer ganz unten angezeigt.

    Diese Positionen können nicht verändert werden.

    Dazwischen werden die Zusatzfelder entsprechend ihrer angelegten Reihenfolge angezeigt.

    Reihenfolge der Standard- und Zusatzfelder bei der Ausgabe des Formulars
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Erstellung eines Formulars

Wählen Sie im Bearbeitungsmodus zunächst unter „Neues Modul“ => „E-Mail-Formular“ aus. Es erscheint folgende Eingabemaske:

Einstellungsfelder Modul "E-Mail-Formular"
Alle Einstelllungsfelder des Moduls "E-Mail-Formular", einsprachig Deutsch
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  • Standardfelder Einstellungen

    Empfänger (erforderlich)

    Die Empfangs-E-Mail-Adresse, an die der Formular-Inhalt als Ergebnismail gesendet wird. Dabei sind ausschließlich lokale Nutzerkennungen, Aliasnamen oder Verteilernamen mit oder ohne @uni-muenster.de erlaubt.

    Dieses Feld muss mit einer Kennung/Mail-Adresse ausgefüllt werden, damit das Formular abgeschickt werden kann. Bleibt dieses Einstellungsfeld leer, wird beim Absenden des Formulars keine E-Mail erzeugt und Mailback als ausführendes Programm zeigt einen Fehler an.

    Beispiele: „nutzerkennung“, „nutzerkennung@uni-muenster.de“, „verteiler@uni-muenster.de“

    Betreff-Feld-Titel

    Eine Bezeichnung für das Betreff-Eingabefeld im Formular festlegen.

    Beispiele: „Thema“, „Betreff“, „Ihr Anliegen“ etc. Voreingestellter Standard:"Thema".

    Betreff (optional)

    Den Inhalt des Betreff-Eingabefeldes im Formular voreinstelllen.

    Der Inhalt des Betreff-Eingabefeldes wird zum E-Mail-Betreff der Ergebnismail.

    Mit der unter „Erweitere Einstellungen“ enthaltenden Option „Betreff-Feld verstecken“ kann das Betreff-Feld inkl. Betreff-Feld-Titel im Formular ausgeblendet werden, so dass es für Nutzer*innen nicht mehr sichtbar und anpassbar ist. Dies ist für Mails sinnvoll, wo Nutzer*innen nicht den Betreff verändern sollen können.

    Wird das Betreff-Feld nicht versteckt, können Nutzer*innen den voreingestellten Betreff-Text anpassen bzw. selber formulieren.

    Beispiel: „Anmeldung zum Newsletter des Fachbereichs XYZ“. Voreingestellter Standard: leer.

    Titel des Namens-Feldes

    Eine Bezeichnung für das Name-Eingabefeldes im Formular festlegen.

    Diese Bezeichnung wird auch für die Ausgabe des Inhalts des Namen-Feldes in der Ergebnismail verwendet.

    Beispiel: „Vor- und Nachname“ etc. Voreingestellter Standard:"Name".

    Titel des E-Mail-Feldes

    Eine Bezeichnung für das E-Mail-Feld im Formular festlegen.

    Diese Bezeichnung wird auch für die Ausgabe des Inhalts des E-Mail-Feldes in der Ergebnismail verwendet.

    Beispiel: „Ihre E-Mail-Adresse“. Voreingestellter Standard:"E-Mail-Adresse".

    Titel des E-Mail-Text-Feldes

    Eine Bezeichnung für das E-Mail-Text-Feld im Formular festlegen.

    Diese Bezeichnung wird nicht für die Ausgabe in der Ergebnismail verwendet. Der Inhalt des E-Mail-Text-Feldes wird in der Ergebnismail ohne Titel als Text unterhalb aller anderen Werte ausgegeben.

    Mit der unter „Erweitere Einstellungen“ enthaltenden Option „kein Eingabe-Feld E-Mail-Text“ kann das E-Mail-Text-Feld inkl. Titel im Formular ausgeblendet werden, so dass es für Nutzer*innen nicht mehr sichtbar und anpassbar ist. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn im Formular nicht mehr als ein Name, eine E-Mail-Adresse und eine Checkbox ausgefüllt werden sollen (z.B. für eine Newsletter-Anmeldung“). In diesem Fall wird in der Ergebnismail das Wort „Ende“ ausgegeben (siehe Mailback-Beschreibung).

    Beispiel: "Ihr Kommentar", "Ihre Nachricht. Standard ist "Text"

    Absende-Knopf

    Bezeichnung des Absende-Knopfes/Buttons anpassen.

    Beispiele: „Jetzt anmelden“, „Reservierung abschicken“. Standard ist „Daten senden“.

    Zurücksetzen-Knopf

    Bezeichnung des Zurücksetzen-Knopfes/Buttons anpassen.

    Beispiele: „Reset“, „Formular zurücksetzen“. Standard ist "Felder zurücksetzen".

    Ergebnis-Anzeige (optional)

    URL einer Seite, die als Ergebnisseite dienen soll. Diese Ergebnisseite wird nach einem erfolgreichen Absenden des Formulars aufgerufen und muss an der Stelle, wo das Ergebnis eingefügt werden soll, folgenden HTML-Kommentar enthalten:

    <!--TEXT-->

    Wenn keine URL angegeben wird, die Seite nicht geladen werden kann oder in der Seite der obige HTML-Kommentar fehlt, wird eine voreingestelle Primitivvorlage benutzt.

    Nähere Informationen zur Ergebnis-Seite finden Sie auf der Seite zum CGI-Programm Mailback

  • Zusatzfelder Einstellungen

    Standardmäßig ist ein Zusatzfeld-Block im Flex-Modul bereits aktiv. Sie können diesen Block löschen, wenn Sie keine Zusatzfelder brauchen.

    Über "Block hinzufügen" können Sie zusätzlich weitere Formular-Eingabefelder anlegen und mit den bekannten Block-Funktionen ihre Reihenfolge anpassen u.s.w..

    Feld-Typ (Auswahlfeld)

    Hier kann zwischen 8 verschiedenen Feldtypen ausgewählt werden:

    • Textfeld: einzeiliges Eingabefeld für beliebigen Text; typische Einsatzfelder sind Adressdaten wie Straße und Ort.
    • Textarea: mehrzeiliger Eingabebereich für beliebigen Text; typische Einsatzfelder sind längere Texte, Kommentare.
    • Checkbox: klassische Ankreuzbox; typische Einsatzfelder sind Bestätigungen (Datenschutz gelesen) oder Auswahl von festgelegten Eigenschaften.
    • Datumsfeld: Auswahlfeld für Datum;  aktiviert eine browserinterne Kalendereingabe und ermöglicht so ein einheitliches Datumsformat. Der Browser zeigt dem Benutzer das Datum in lokaler Formatierung (z.B. TT.MM.JJJJ), das interne Ergebnis ist aber ISO-formatiert (YYYY-MM-DD). Falscheingaben wie Text sind nicht möglich.
    • E-Mail-Feld: Eingabefeld für E-Mail-Adressen. Vergleichbar einem Textfeld, prüft aber vor dem Absenden auf typische formale Eigenschaften von E-Mail-Adressen (z. B. ist ein @-Zeichen oder die Top-Level-Domain vorhanden). Falscheingaben werden markiert.
    • Zahlenfeld: Eingabefeld für ganze Zahlen. Einsatzfelder sind z. B. Anzahl von Personen. Text oder Dezimalzahlen sind nicht erlaubt.
    • Telefonnummern-Feld: Eingabefeld für Telefonnummern. Dieses Feld unterscheidet sich funktional nicht maßgeblich von einem Textfeld, bietet aber vor allem auf Mobilgeräten den Vorteil, dass ein Nummern-Eingabefeld eingeblendet wird.
    • Verstecktes Feld: Bietet die Möglichkeit, Informationen in das Formular einzubauen, die nicht von Nutzer*innen befüllt werden müssen, aber z. B. für eine automatisierte Weiterverarbeitung benötigt werden.

    Verpflichtend

    Wird die Checkbox gesetzt, muss dieses Zusatzfeld im Formular von Nutzer*innen (gültig) ausgefüllt werden um das Formular erfolgreich abschicken zu können. Bei Fehleingaben werden die entsprechenden Felder vom Browser markiert und das Formular nicht abgesendet.

    Das Feld wird am Titel mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.

    Ist mindestens ein Feld im Formular als "verpflichtend" eingestellt, sollte unterhalb des Formulars ein erklärender Text ergänzt werden, z.B. "* Pflichtfeld" oder "* Pflichtfelder bitte ausfüllen"

    Anzeigename

    Titel bzw. Bezeichnung des Formularfeldes.

    Diese Bezeichnung wird auch für die Ausgabe des Inhalts des Zusatzfeldes in der Ergebnismail verwendet.

    Voreingestellter Wert

    Zusatzfelder können mit einem voreingetragenen Wert befüllt werden. Falls der ausgewählte Feld-Typ ein bestimmtes Eingabe-Format erwartet, muss dieses auch beim voreingestellten Wert beachtet werden:

    • Für den Feldtyp "Datum" muss für den voreingetragenen Wert das ISO-Format "JJJJ-MM-TT" beachtet werden, um korrekt in der Ausgabe übernommen zu werden.
    • Für den Feldtyp "Zahl" können nur ganze Zahlen verwendet werden.
    • Für den Feldtyp "E-Mail" sollte ein korrektes E-Mail-Adressen-Format beachtet werden.
    • Bei den Feldtypen "Textfeld", "Textarea", "Telefonnummern-Feld", "Verstecktes Feld" und "Checkbox" gibt es kein bestimmtes Eingabeformat.
    • Besonderheit: Beim Feldtyp "Checkbox" führt ein beliebiger Inhalt im voreingetragenen Wert stets zu einer bereits angehakten Checkbox in der Ausgabe, hat ansonsten aber keine weiteren Auswirkungen oder einen Mehrwert.

     

  • Erweiterte Optionen

    Captcha einbinden (nur für shtml)

    Nur bei SHTML-Dateien verfügbar, bei HTML-Dateien wird diese Option nicht angezeigt!

    Bindet unterhalb des E-Mail-Text-Feldes eine kleine, wechselnde Rechenaufgabe als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme vor Spam-Robots ein. Grundsätzlich wird das Formular bereits mit unsichtbaren Feldern vor Spam-Robotern geschützt (s. Abschnitt Captcha in der Anleitung des CGI-Programms Mailback)

    PEM-Zertifikat

    Hier kann das Zertifikat des Empfängers im PEM-Format eingetragen werden, wenn die E-Mail verschlüsselt werden soll. Unabhängig davon wird die E-Mail immer vom technischen Absender (»Sender«) httpd@uni-muenster.de signiert. (s. Anleitung CGI-Programm Mailback)

    X-Mailback-Code

    Diese Zeile ist nur sinnvoll, wenn die E-Mails automatisiert weiterverarbeitet werden sollen, normalerweise wird diese Zeile weggelassen. (s. Anleitung CGI-Programm Mailback)

    Betreff-Feld vestecken

    Blendet das Standardfeld "Betreff" inkl. des Titels in der Formular-Anzeige aus. Diese Einstellung empfiehlt sich, wenn der Betreff immer dem  voreingestellten Wert entsprechen und nicht von Nutzer*innen verändert werden soll.

    Betreff-Feld verpflichtend

    Das Betreff-Feld wird zu einem Pflichtfeld und muss entweder von den Nutzer*innen ausgefüllt werden oder der Inhalt ist voreingestellt. Ist das  Betreff-Feld nicht verpflichtend, könnten E-Mails ohne Betreffzeile versendet werden, wenn das Betreff-Feld leer bleibt.

    Absendername und -adresse verpflichtend

    Sowohl der Absendername als auch die Absenderadresse werden zu Plfichtfeldern. Diese Einstellung gilt immer für beide Felder, Name und Adresse können nicht voneineinander getrennt als Pflichtfeld eingestellt werden. Die Verknüpfung der Pflichtfeld-Eigenschaft mit beiden Felder basiert auf den Vorgaben und der Technik des CGI-Programms „Mailback“ und kann nicht verändert werden.

    Kein Eingabe-Feld "E-Mail-Text"

    Blendet das Standardfeld "E-Mail-Text" inkl. des Titels in der Formular-Anzeige aus. Diese Einstellung empfiehlt sich, wenn das Formular keine größere Texteingabe benötigt, wie z.B. für eine Newsletter-Anmeldung bzw. Anmeldung zu einer Veranstaltung.

Besonderheiten bei Formularen als SHTML-Dateien gegnüber HTML-Dateien:

Wenn die Formular-Datei auf .shtml endet:

  • werden beim Aufruf im SSO die Felder E-Mail-Adresse und Name mit den Anmeldedaten der Nutzer*innen vorausgefüllt (automatische Funktion)
  • kann optional unten im Formular über "Erweiterte Optionen" ein Captcha zur Erhöhung der Sicherheit eingebunden werden.

 

Das Formular hat in der Vorschau noch keine funktionierende Versandfunktion. Sie müssen die Seite erst veröffentlichen, um die Funktionalität des Formulars testen zu können.

Ergebnismail/Ergebnis-Anzeige

Nach dem Absenden des Formulars wird eine E-Mail mit den ausgefüllten Werten an die eingetragene Empfänger-Adresse versendet.

Zusätzlich wird die eingetragene Ergebnisseite bzw. alternativ die Primitivvorlage mit dem Ergebnis (hier zuzüglich der Betreffzeile und Empfänger-E-Mailadresse) aufgerufen und angezeigt.

Die Ausgabe folgt dabei i.d.R. dem Muster:
[Bezeichnung des Inhaltsfeldes=Eingabewert des Inhaltsfeldes]

Es werden nur die Inhalte des Formulars übertragen, die auch ausgefüllt wurden. Leere Formularfelder und nicht angehakte Checkboxen werden nicht in der Ergebnisauflistung übernommen!

  • Beispiel für Ergebnismail

    Eine mögliche Ergebnismail (hier mit den Standardfeldern + allen acht Feldtypen, jeweils alle Felder ausgefüllt) wäre z. B.:

    [Time=JJJJ-MM-TT HH-MM-SS CET]
    [Site=https://www.uni-muenster.de/[…].html]
    [Name-Bezeichnung=Inhalt Feld "Name"]
    [Addr-Bezeichnung=Inhalt Feld "E-Mail-Adresse"]
    [Textfeld-Bezeichnung=Inhalt Textfeld]
    [Textarea-Bezeichnung=Inhalt Textarea]
    [Checkbox-Bezeichnung=[X]]
    [Datumsfeld-Bezeichnung=JJJJ-MM-TT]
    [E-Mail-Feld-Bezeichnung=xyz@abcde.de]
    [Nummernfeld-Bezeichnung=X]
    [Telefonnummerfeld-Bezeichnung=+49 251 83-XXXX]
    [Verstecktes Feld-Bezeichnung=Inhalt Voreingetragener Wert]

    Inhalt des Eingabe-Feld "E-Mail-Text" oder "Ende"

    Legende zur Ergebnismail:
    Time = Zeitstempel des Absendens im ISO-Format
    Site = Ursprungsseite, die das Formular enthält
    Checkbox = angehakte Checkboxen erhalten immer den Wert „[x]“!
    "Ende" = Wird die Option ‚kein Eingabe-Feld "E-Mail-Text"‘ ausgewählt, erhält der E-Mail-Text automatisch den Inhalt "Ende".