Arbeitsalltag an der Universidade de Vigo

Mein Praktikum absolviere ich im Erasmus Mundus Büro der UVigo. Ein normaler Arbeitstag beginnt für mich um 9.00 Uhr. Wenn ich im Büro angekommen bin, starte ich mit dem Beantworten der E-Mails. Wir betreuen zeitgleich mehrere Mobilitätsprojekte der Universität; dazu gehören beispielsweise Erasmus Mundus GreenTech WB, ein Mobilitätsprojekt mit Ländern der westlichen Balkanregion, EuroinkaNet mit Ländern Südamerikas oder E-GovTN mit Ländern aus dem Norden Afrikas.

Das bedeutet viele Studenten, viele Fragen/Probleme und somit auch viele E-Mails. Wenn ich auf eine Frage mal keine Antwort weiß, steht mir meine Betreuerin stets zur Seite. Die Sprache, die zur wesentlichen Verständigung genutzt wird, ist hierbei je nach Projekt Englisch, Spanisch oder Französisch. Danach widme ich mich den weiteren Aufgaben, die für den Tag anstehen. Diese können ganz unterschiedlich sein, was dazu führt, dass nahezu kein Tag im Büro dem anderen gleicht.

Mit der Betreuung dieser Projekte ergeben sich einige weitere große Aufgabengebiete, die in meinen Aufgabenbereich fallen:

• Zum einen müssen jeden Monat die Stipendien der Studenten, die eine Förderung durch eines der Mobilitätsprojekte erhalten haben, in Auftrag gegeben werden. Hierzu müssen Excel-Tabellen erstellt, Schreiben verfasst und Unterschriften eingeholt werden, bevor alles an die Finanzabteilung der Uni übergeben werden kann und die Zahlungen ausgeführt werden. Hier ist es besonders wichtig dafür Sorge zu tragen, dass alle Studenten ihre Förderung rechtzeitig erhalten.
• Des Weiteren ist unser Büro auch gleichzeitig Anlaufstelle für die Studenten, die über eines der Mobilitätsprojekte an der UVigo gelandet sind und Fragen zu ihren Versicherungen, Learning Agreements, Urlaubszeiten, etc. haben. Während der Öffnungszeiten des Büros, die genau mit meinen Arbeitszeiten (9-14 Uhr) kollidieren, haben wir also immer ein offenes Ohr für ihre Fragen und versuchen, ihnen so gut es geht zur Seite zu stehen.
• Innerhalb der Projekte kommunizieren wir jedoch nicht nur mit den Stipendiaten, sondern auch mit den jeweiligen Partnern und Partneruniversitäten, um Kongresse und Konferenzen zu vereinbaren oder über aktuelle Schwierigkeiten und Probleme zu beraten. Zurzeit läuft zudem für eines der Projekte wieder die Bewerbungsphase. Dadurch müssen Bewerbungen gesichtet und Bewerber ausgewählt werden.
• Mit der Organisation der Mobilitätsprogramme fallen auch eine Menge Dokumente an, die in unserem Büro gesammelt, eingescannt und archiviert werden müssen. Da nicht alle Studenten an der UVigo sind, besteht ein wesentlicher Teil meines Aufgabengebietes darin, dafür zu sorgen, die notwendigen Dokumente von allen Stipendiaten einzufordern. Durch E-Mails, Anrufe oder dem Kontaktieren der jeweiligen Heim- und Gastuniversitäten gelingt dies aber glücklicherweise in den meisten Fällen.
• Selbstverständlich kommen auch die “klassischen” Büroarbeiten wie das Erstellen von Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten nicht zu kurz. Darüber hinaus kommt es auch vor, dass Zeitungsartikel über Aktivitäten der Projekte veröffentlicht werden, die vom Spanischen ins Englische oder umgekehrt, übersetzt werden müssen.

Neben den Mobilitätsprogrammen werden im Büro auch Capacity-Building-Programme betreut, wie beispielsweise das Projekt MarMOOC, bei dem sogenannte „Massive Open Online Courses“ gemeinsam mit Partnern aus Marokko entwickelt werden, die dann für Studenten kostenfrei zur Verfügung stehen sollen. Hierfür galt es im Januar eine Konferenz zu organisieren. Unsere Aufgaben beliefen sich dabei von der Bereitstellung und Herrichtung der Räumlichkeiten, über das Organisieren von Dokumenten und Verpflegung, dem Erstellen, Austeilen und Einsammeln von Fragebögen bis hin zur Protokollführung und dem Fotografieren, sowie all den Kleinigkeiten die im Verlauf der Tage angefallen sind.

Alles zusammengefasst bietet mir das Praktikum somit einen umfassenden Einblick in das Projektmanagement und die Arbeit, die mit der Durchführung der einzelnen Projekte zusammenhängt. Da ich meine Praktika im Rahmen meines Lehramtsstudiums bisher meistens im Kontext Schule absolviert habe, habe ich so einen Einblick erhalten, was es an weiteren Jobmöglichkeiten außerhalb des Lehrerberufs  gibt.